Bagian 2: Alur Proses Inti

• Alur Proses Penjualan (Quote-to-Cash)
• Alur Proses Pembelian (Procure-to-Pay)
• Alur Proses Produksi (Plan-to-Produce)

Alur Proses Penjualan (Quote-to-Cash)

Tujuan

memberikan panduan lengkap bagi departemen Sales, Warehouse, dan Finance dalam menggunakan sistem ERP untuk menjalankan seluruh siklus penjualan. Dimulai dari pengelolaan calon pelanggan (prospek) hingga penerimaan pembayaran.

Departemen Terkait

• Sales Local & International Business: Bertanggung jawab atas proses dari awal hingga pembuatan Order Penjualan.

• Warehouse: Bertanggung jawab atas penyiapan dan pengiriman barang berdasarkan Order Penjualan.

• Finance, Accounting, & Tax and Bea:  Bertanggung jawab atas penagihan (faktur) dan pencatatan pembayaran

Visual Alur Proses

Langkah-langkah proses di Sistem ERP

1. Mengelola Prospek & Aktivitas di CRM

   Langkah awal ini penting untuk mencatat semua potensi penjualan dan interaksi dengan pelanggan agar tidak ada peluang yang terlewat. 

   - PIC: Sales Local, International Business.
   

   - Kapan Dilakuakan: Saat ada calon pelanggan baru atau saat melakukan interaksi penjualan (telepon, email, pertemuan).

   - Modul Terkait: CRM.
   
   

2. Membuat Penawaran Resmi

   - PIC: Sales Local, International Business.

   - Kapan Dilakukan: Saat ada permintaan harga resmi dari pelanggan.

   - Modul Terkait: Penjualan.
   
   

3. Mengonfirmasi Pesanan dengan Order Penjualan (SO)

   Dokumen ini adalah "kontrak" internal yang menjadi pemicu bagi departemen lain untuk bertindak (terutama Gudang).

   - PIC: Sales Local, International Business.

   - Kapan Dilakukan: Setelah pelanggan menyetujui penawaran harga.

   - Modul Terkait: Penjualan.
   
   

4. Menyiapkan Pengiriman Barang (Surat Jalan)

   -  PIC: Warehouse.

   - Kapan Dilakukan: Setelah ada SO (Sales Order) yang valid dan barang siap untuk dikirim.

   -  Modul Terkait: Persediaan.
   
   

5. Membuat Faktur Penjualan (Invoice)

   -  PIC: Finance, Accounting, Tax and Bea.

   - Kapan Dilakukan: Setelah Surat Jalan terkonfirmasi (barang sudah terkirim).

   -  Modul Terkait: Penjualan, Buku Piutang.
   
   

6. Mencatat Penerimaan Pembayaran

   Langkah terakhir dari siklus, dimana pembayaran dari pelanggan dicatat untuk melunasi piutang.

   -  PIC: Finance.

   - Kapan Dilakukan: Saat menerima dana pembayaran dari pelanggan (transfer bank, giro, tunai).

   -  Modul Terkait: Buku Piutang, Keuangan.
   
   

Alur Proses Pembelian (Procure-to-Pay)

Pengenalan Alur dan Departemen Terkait

Alur ini mencakup seluruh proses pengadaan barang/jasa, mulai dari permintaan oleh departemen pengguna hingga pembayaran kepada vendor. Departemen utamanya adalah Procurement, Warehouse, dan Finance.

Visual Alur Proses

Langkah-langkah proses di Sistem ERP

1. Membuat Permintaan Pembelian (Purchase Request - PR)

   - PIC: Semua Departemen Pengguna.
   

   - Kapan Dilakuakan: Saat departemen membutuhkan barang atau jasa, mereka membuat PR di sistem melalui menu Permintaan Pembelian. Dokumen ini akan melalui persetujuan (approval) sebelum diteruskan ke departemen Procurement.

   - Modul Terkait: Pembelian.
   
   

2. Membuat Order Pembelian (Purchase Order - PO)

   - PIC: Procurement.

   - Kapan Dilakukan: Setelah PR disetujui, tim Procurement akan memilih vendor dan membuat PO melalui menu Order Pembelian. PO ini adalah dokumen resmi yang dikirim ke vendor sebagai pesanan.

   - Modul Terkait: Pembelian.
   
   

3. Penerimaan Barang di Gudang

   - PIC: Warehouse.

   - Kapan Dilakukan: Ketika vendor mengirimkan barang, tim Gudang akan membuat dokumen Penerimaan Barang melalui menu Penerimaan Barang dengan mengacu pada nomor PO. Saat dokumen ini disimpan, stok barang di sistem akan bertambah.

   - Modul Terkait: Persediaan.
   
   

4. Verifikasi Faktur & Pembayaran ke Vendor

   -  PIC: Finance, Procurement.

   - Kapan Dilakukan: Tim Finance/Procurement menerima faktur dari vendor dan mencatatnya di menu Faktur Pembelian. Setelah diverifikasi, hutang dicatat dan pembayaran dijadwalkan melalui modul Buku Hutang > Vendor Payment

   -  Modul Terkait: Pembelian, Buku Hutang.
   
   

Alur Proses Produksi (Plan-to-Produce)

Pengenalan Alur dan Departemen Terkait

Alur ini adalah jantung dari proses manufaktur untuk menghasilkan produk jadi. Departemen yang terlibat adalah RND, Production Planning, GMP Operation, dan Quality Assurance.

Visual Alur Proses

Langkah-langkah proses di Sistem ERP

1. Mengelola Formula Barang (Bill of Materials - BOM)

   - PIC: RND.
   

   - Kapan Dilakuakan: Tim RND merancang "resep" untuk setiap produk jadi melalui menu Formula Barang, mendata semua bahan baku dan kuantitas yang dibutuhkan.

   - Modul Terkait: Produksi.
   
   

2. Perencanaan & Perintah Kerja (Work Order)

   - PIC: Production Planning.

   - Kapan Dilakukan: Berdasarkan perkiraan penjualan, tim PPIC membuat rencana melalui menu Perencanaan Produksi dan menerbitkan Order Kerja sebagai perintah resmi untuk memulai proses produksi.

   - Modul Terkait: Produksi.
   

   

3. Permintaan Bahan Baku & Aktivitas Pabrik

   - PIC: GMP Operation.

   - Kapan Dilakukan: Tim produksi membuat permintaan di menu Permintaan Barang ke gudang berdasarkan Work Order. Semua aktivitas, penggunaan mesin, dan hasil produksi kemudian dicatat dimenu Aktivitas Pabrik.

   - Modul Terkait: Produksi.
   

   

4. Proses Kontrol Kualitas

   -  PIC: Quality Assurance.

   - Kapan Dilakukan: Tim QA melakukan pengecekan pada barang masuk dan barang keluar. Hasil pengecekan diinput ke dalam sistem melalui menu Proses Kualitas untuk memastikan produk memenuhi standar.

   -  Modul Terkait: Kontrol Kualitas.