Bagian 1: Pengenalan Dasar

Selamat Datang di ERP Kokola
Tujuan Buku Panduan 

 Selamat datang di sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Kokola Group. Sistem ini mengintegrasikan seluruh aktivitas bisnis perusahaan, mulai dari penjualan, pembelian, produksi, hingga keuangan, ke dalam satu platform terpadu. 

 Tujuan buku panduan ini adalah untuk menjadi referensi utama Anda dalam menjalankan tugas sehari-hari menggunakan aplikasi ERP. Panduan ini dirancang agar mudah diikuti, bahkan oleh pengguna baru sekalipun. 

 

 Cara Menggunakan Buku Panduan 

 Cara terbaik menggunakan panduan ini adalah dengan mencari alur proses bisnis yang sesuai dengan tugas Anda, bukan berdasarkan nama modul. Contohnya, jika Anda ingin membuat tagihan untuk pelanggan, carilah "Bab 3: Alur Proses Penjualan" dan temukan langkah mengenai "Membuat Faktur", daripada mencari "Modul Penjualan". 

 

 Tampilan Umum & Navigasi Dasar 

 Setelah Anda login, Anda akan melihat tampilan utama yang berisi menu-menu di sisi kiri layar. Setiap menu mewakili sebuah modul bisnis . Anda hanya akan melihat modul yang sesuai dengan hak akses (otorisasi) yang diberikan oleh departemen Management Information System (MIS).

Departemen dan Perannnya dalam ERP
Setiap departemen memiliki peran dan tanggung jawab yang spesifik di dalam sistem ERP. Tabel berikut merangkum tugas utama masing-masing departemen. 

 Matriks Tanggung Jawab Modul per Departemen 

 

 

 

 

 Departemen 

 

 

 Modul dalam ERP 

 

 

 Tugas dan Tanggung Jawab 

 

 

 

 

 Accounting 

 

 

 Buku Besar, Aset Tetap 

 

 

 Mengelola bagan perkiraan (COA) , jurnal umum , depresiasi aset , dan proses tutup buku keuangan . 

 

 

 

 

 Finance 

 

 

 Buku Piutang, Buku Hutang, Keuangan 

 

 

 Mengelola pembayaran dari pelanggan , pembayaran ke vendor , dan rekonsiliasi bank . 

 

 

 

 

 Tax and Bea 

 

 

 Buku Piutang, Persediaan 

 

 

 Mengelola faktur pajak keluaran dan masuk , serta pelaporan Tempat Penimbunan Berikat 

 

 

 

 

 Sales Local & IB 

 

 

 CRM, Penjualan 

 

 

 Mengelola data pelanggan, membuat penawaran , order penjualan , dan memantau target penjualan. 

 

 

 

 

 Procurement 

 

 

 Pembelian 

 

 

 Menjalankan proses pengadaan mulai dari permintaan pembelian , order pembelian , hingga evaluasi pemasok . 

 

 

 

 

 Warehouse 

 

 

 Persediaan 

 

 

 Mengelola penerimaan barang , surat jalan , stock opname , dan perpindahan stok antar gudang. 

 

 

 

 

 Production Planning 

 

 

 Produksi 

 

 

 Merencanakan jadwal produksi , menghitung kebutuhan material (MRP) , dan menerbitkan perintah kerja (Work Order). 

 

 

 

 

 GMP Operation 

 

 

 Produksi 

 

 

 Melaksanakan perintah kerja, mencatat permintaan bahan baku , dan melaporkan aktivitas pabrik . 

 

 

 

 

 Quality Assurance 

 

 

 Kontrol Kualitas 

 

 

 Melakukan pengecekan kualitas barang masuk dan barang keluar . 

 

 

 

 

 RND 

 

 

 Produksi 

 

 

 Mendesain dan mengelola formula barang (Bill of Materials) . 

 

 

 

 

 MIS 

 

 

 Pengaturan 

 

 

 Mengelola otorisasi dan hak akses pengguna , serta pengaturan sistem lainnya .