GUIDE BOOK

Panduan Modul MIS

Lokasi Modul:

Access Requisition >  Guide Book 

Menu Guide Book digunakan untuk membuka dokumen panduan resmi mengenai proses Access Requisition. Berbeda dengan menu lainnya yang digunakan untuk melakukan pengajuan atau pengelolaan data secara langsung, menu Guide Book berfungsi sebagai referensi pengguna untuk memahami ketentuan dan alur pengajuan yang berlaku. Saat menu Guide Book dipilih, sistem akan membuka dokumen Instruksi Kerja Pengisian Access Requisition dalam format PDF.

• Isi Guide Book

Menu Guide Book ini membahas beberapa jenis proses Access Requisition:

1. Perubahan Aplikasi 
   

   Bagian Perubahan Aplikasi menjelaskan proses pengajuan perubahan maupun pembuatan aplikasi baru.

   Pada prosedur yang dijelaskan dalam dokumen, pengguna perlu menentukan modul yang akan diajukan, menuliskan deskripsi perubahan, menjelaskan manfaat atau opportunity, menentukan estimasi penyelesaian, serta melampirkan dokumen pendukung apabila diperlukan. Dokumen juga menjelaskan fungsi tombol:

   • Simpan: Digunakan untuk menyimpan pengajuan sehingga data masih dapat diperbarui. 

   • Konfirmasi: Digunakan untuk menlanjutkan pengajuan ke proses approval.

   • Cancel: Digunakan untuk membatalkan pengajuan

2. Akses Tranfer media Informasi (ATMI)
   

   Pada ATMI menjelaskan proses pengajuan akses transfer media informasi. User dapat membuat pengajuan baru dan melihat history pengajuan. user juga dapat menentukan user mana yang akan diajukan, termasuk melakukan pengajuan untuk dirinya sendiri. 

   Pada form ATMI, pengguna memilih jenis akses media informasi yang dibutuhkan serta mengisi detail pengajuan. Dokumen menjelaskan bahwa lebih dari satu jenis pengajuan dapat dipilih sesuai kebutuhan. 

   Setelah dikonfirmasi, pengajuan masuk ke proses approval dan kemudian dapat diproses oleh tim MIS setelah approval selesai.

   
   

3. ERP/ Akses Aplikasi
   

   Bagian ERP menjelaskan proses permintaan akses terhadap modul dan submodul aplikasi ERP. User dapat memilih modul utama maupun Sub Modul tertentu. Apabila seluruh sub modul dalam satu modul diperlukan, dokumen menjelaskan bahwa pengguna dapat memilih modul utamanya. Jika hanya beberapa hak akses yang diperlukan, pengguna dapat memilih sub modul tertentu. 

   Pada proses tersebut terdapat pilihan jenis akses seperti Delete dan Read sesuai dengan modul yang diajukan. Setelah pengajuan disimpan dan dikonfirmasi, proses akan diteruskan ke PIC approval yang berkaitan dengan modul tersebut.

   
   

4. Working Permit
   

   Bagian Working Permit menjelaskan proses pengajuan izin kegiatan. User perlu mengisi informasi seperti: 

   • kegiatan yang dilakukan,

   • pendamping,

   • data user,

   • tipe user Internal atau Eksternal,

   • serta informasi kelengkapan yang dibawa.

   Jika lebih dari satu orang mengikuti kegiatan, dokumen menjelaskan adanya fungsi untuk menambahkan data user. 

   Setelah pengajuan dikonfirmasi, Working Permit akan masuk ke proses persetujuan. Dokumen juga menjelaskan bahwa setelah mendapatkan approval CISO, pengguna dapat melihat detail dan QR Code untuk kebutuhan verifikasi izin.

   
   

5. Perubahan Layout & Arah CCTV
   

   Guide Book juga menjelaskan proses pengajuan Perubahan Layout & Arah CCTV. Pengguna perlu menentukan Plant dan Jenis Pengajuan.
   Jenis pengajuan yang dijelaskan meliputi:

   • Perubahan Layout CCTV

   • Penambahan Titik CCTV
     
     Untuk perubahan layout, informasi yang dibutuhkan antara lain lokasi CCTV, detail perubahan, alasan perubahan, catatan, dan dokumen lampiran. Sedangkan untuk penambahan titik CCTV, pengguna perlu memberikan lokasi titik CCTV baru, catatan, dan dokumen pendukung.

   
   

6. Informasi Approval pada Guide Book
   

   Guide Book juga memberikan penjelasan mengenai proses approval.

   Dalam dokumen disebutkan bahwa informasi detail pengajuan dan History Approval dapat dilihat setelah pengajuan dibuat.

   Dokumen menggunakan indikator:

   • Icon centang biru untuk menunjukkan pengajuan yang telah mendapatkan approval.

   • Icon orange untuk menunjukkan pengajuan yang masih menunggu approval atau waiting. 

   Setelah seluruh approval yang diperlukan selesai, pengajuan dapat dilanjutkan untuk dikerjakan oleh tim MIS sesuai jenis permintaan. 

   
   

7. Istilah pada Guide Book
   

   Dokumen juga mencantumkan beberapa istilah yang digunakan dalam proses Access Requisition.

   Istilah	Keterangan
   PAI	Perubahan Aplikasi Internal
   ATMI	Akses Transfer Media Informasi
   REQDATA	Request Data
   MIS	Management Information System
   CISO	Chief Information Security Officer
   ERP	Enterprise Resource Planning
   PIC	Person In Charge
   CCTV	Closed Circuit Television
   NIK	Nomor Induk Karyawan

   
   

8. Cara Menggunakan Guide Book
   

   Untuk menggunakan Guide Book:

   • Pilih menu Guide Book pada sidebar Access Requisition.

   • Sistem akan membuka dokumen Instruksi Kerja Pengisian Access Requisition.

   • Cari bagian yang sesuai dengan jenis pengajuan yang ingin dilakukan.

   • Gunakan dokumen sebagai referensi untuk memahami informasi yang perlu disiapkan dan alur approval.

   • Kembali ke menu Access Requisition untuk melakukan proses pengajuan pada fitur yang sesuai.

9. Tips & Catatan Penting

   • Gunakan Guide Book sebagai referensi ketika membutuhkan penjelasan mengenai alur dan ketentuan Access Requisition.

   • Pastikan jenis pengajuan yang dibaca sesuai dengan kebutuhan yang akan dilakukan.

   • Perhatikan informasi mengenai dokumen pendukung, PIC approval, serta tahapan konfirmasi sebelum mengirim pengajuan.

   • Beberapa tampilan, istilah, dan alamat sistem pada Guide Book berasal dari dokumen yang berlaku sejak 17 September 2020, sehingga dapat terdapat perbedaan dengan tampilan Access Requisition yang digunakan saat ini.

   •  

     Apabila terdapat perbedaan antara tampilan Guide Book dan sistem saat ini, gunakan fitur yang tersedia pada Access Requisition versi berjalan dan ikuti prosedur yang berlaku di perusahaan.