Access Requisition - INDONESIA DASHBOARD Panduan Modul Access Requisition  Lokasi Modul: Access Requisition > Dashboard Dashboard merupakan halaman utama pada Access Requisition yang digunakan untuk melihat ringkasan informasi dan status pengajuan yang tercatat pada sistem. Melalui halaman ini, pengguna dapat memantau jumlah pengajuan berdasarkan status seperti New, Approved, On Progress, Reject, dan Finished, serta melihat ringkasan data dari beberapa jenis pengajuan yang tersedia pada Access Requisition. Tujuan  Halaman Dashboard digunakan untuk memberikan gambaran umum mengenai kondisi pengajuan yang terdapat pada sistem Access Requisition. Informasi pada halaman ini membantu pengguna untuk mengetahui jumlah pengajuan baru, pengajuan yang sedang diproses, pengajuan yang telah disetujui, ditolak, maupun telah selesai. Dashboard juga menampilkan ringkasan berdasarkan jenis pengajuan sehingga pengguna dapat melakukan pemantauan data dengan lebih mudah. Tampilan Utama  Pada halaman Dashboard terdapat beberapa bagian informasi yang menampilkan ringkasan data pengajuan. Pada halaman dashboard diatas menampilkan ringkasan beberapa data pengajuan yang terdiri dari: Ringkasan Status Pengajuan Bagian Dashboard menampilkan informasi keseluruhan pengajuan berdasarkan status yang terdapat pada sistem. Terdapat beberapa informasi sebagai berikut:  Informasi Keterangan  New Menampilkan jumlah pengajuan baru yang tercatat pada sistem ini dan masih berada pada status new  Approved This Month Menampilkan jumlah pengajuan yang telah mendapatkan persetujuan pada bulan berjalan. Finish This Month  Menampilkan jumlah pengajuan yang telah selesai pada bulan berjalan. Total Reject Menampilkan jumlah keseluruhan pengajuan dengan status Reject atau ditolak. Total On Progress Menampilkan jumlah pengajuan yang masih berada dalam proses pengerjaan. Total Finished  Menampilkan jumlah keseluruhan pengajuan yang telah selesai diproses. Pada beberapa informasi juga terdapat keterangan berupa persentase Increase in This Month. Informasi tersebut merupakan indikator peningkatan data yang ditampilkan oleh sistem untuk bulan berjalan. Contoh Tampilan Pada contoh Dashboard di atas terdapat informasi: New: 126 pengajuan Approved This Month: 20 pengajuan Finish This Month: 20 pengajuan Total Reject: 296 pengajuan Total On Progress: 126 pengajuan Total Finished: 3390 pengajuan Jumlah tersebut mengikuti data yang tersimpan pada sistem dan dapat berubah sesuai dengan proses pengajuan yang dilakukan. Data Pengajuan  Bagian Data Requisition digunakan untuk menampilkan ringkasan status pengajuan pada kategori Data Requisition. Status Keterangan New  Menampilkan jumlah Data Requisition yang masih berstatus baru. On Progress Menampilkan jumlah Data Requisition yang sedang dalam proses pengerjaan. Finish Menampilkan jumlah Data Requisition yang telah selesai diproses. Pada contoh tampilan Dashboard terdapat: New: 24 , On Progress: 35 , dan Finish: 266 . Informasi tersebut memudahkan pengguna untuk mengetahui kondisi Data Requisition tanpa harus membuka daftar pengajuan satu per satu. Perubahan Layout CCTV Bagian Perubahan Layout CCTV menampilkan ringkasan status pengajuan yang berkaitan dengan perubahan layout CCTV. Informasi yang tersedia meliputi: Status Keterangan New  Menampilkan jumlah pengajuan Perubahan Layout CCTV yang masih berstatus baru. On Progress Menampilkan jumlah pengajuan Perubahan Layout CCTV yang ditolak.  Finish Menampilkan jumlah pengajuan Perubahan Layout CCTV yang telah selesai diproses. Pada contoh tampilan Dashboard terdapat: New: 0 , Reject: 0 , dan Finish: 8 . Jumlah data akan diperbarui mengikuti status pengajuan yang terdapat pada sistem. Menu Navigasi Pada bagian sebelah kiri halaman terdapat menu navigasi yang digunakan untuk mengakses fitur-fitur pada Access Requisition. Menu yang tersedia antara lain Dashboard, Pengajuan, Persetujuan, Checklist, MIS, dan Guide Book. Beberapa menu memiliki submenu yang dapat ditampilkan dengan menekan menu atau ikon panah yang tersedia.  Tips & Catatan Penting  Gunakan Dashboard untuk melihat kondisi pengajuan secara umum sebelum membuka detail pengajuan. Data pada Dashboard mengikuti pengajuan dan perubahan status yang tercatat pada sistem. Status New menunjukkan pengajuan yang masih berada pada tahap awal. Status On Progress menunjukkan pengajuan yang sedang diproses. Status Reject menunjukkan pengajuan yang ditolak. Status Finish/Finished menunjukkan pengajuan yang telah selesai diproses. Untuk melihat informasi atau melakukan proses lebih lanjut terhadap pengajuan, gunakan menu terkait pada sidebar Access Requisition. PENGAJUAN ATMI Panduan Modul Pengajuan  Lokasi Modul: Access Requisition > Pengajuan > ATMI Pengajuan ATMI (Akses Transfer Media Informasi) digunakan untuk membuat pengajuan terkait akses transfer media informasi melalui sistem Access Requisition. Halaman ini dapat membuat pengajuan ATMI baru, melihat daftar pengajuan yang sedang ditampilkan pada sistem, serta melihat riwayat pengajuan ATMI yang pernah diajukan. Pada halaman ini terdapat beberapa fungsi utama, yaitu Tambah Pengajuan, History Pengajuan, tabel daftar pengajuan, fitur pencarian, dan pengaturan jumlah data yang ditampilkan. Bagian Keterangan Tambah Pengajuan Digunakan untuk membuat pengajuan ATMI baru. History Pengajuan Digunakan untuk melihat riwayat pengajuan ATMI yang pernah diajukan. Show Entries Digunakan untuk menentukan jumlah data yang ditampilkan pada tabel. Search Digunakan untuk mencari data tertentu pada daftar pengajuan. Approval Details Menampilkan informasi terkait proses atau detail persetujuan pengajuan. No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen pengajuan ATMI. Jenis Menampilkan jenis pengajuan yang diajukan. User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan. Tanggal Menampilkan tanggal pengajuan dibuat atau dicatat pada sistem. Action Menampilkan aksi yang tersedia terhadap data pengajuan. Previous / Next Digunakan untuk berpindah ke halaman data sebelumnya atau berikutnya apabila jumlah data lebih dari satu halaman. Tambah Pengajuan Untuk membuat pengajuan ATMI baru: langkah pertama klik "tambah pengajuan", setelah tombol di klik akan menampilakan form pengajuan ATMI Pada form Pengajuan ATMI terdapat field No pengajuan. Nomor pengajuan ditampilkan dengan format: ATMI-xxxxx Pada field User Yang diajukan, klik pilihan yang tersedia kemudian pilih user yang akan dibuatkan pengajuan ATMI. Pastikan user yang dipilih sudah sesuai sebelum mengklik tombol "OK" History Pengajuan  Menu History Pengajuan digunakan untuk melihat riwayat pengajuan ATMI. Untuk melihat riwayat pengajuan, klik tombol history pengajuan pada halaman utama ATMI. Sistem akan menampilkan halaman/pop-up History diajuakan ATMI.  Akses Aplikasi Panduan Modul Pengajuan  Lokasi Modul: Access Requisition > Pengajuan > Akses Aplikasi Pengajuan Akses Aplikasi digunakan untuk mengajukan kebutuhan akses terhadap aplikasi yang tersedia pada sistem perusahaan. Pengguna dapat menentukan aplikasi yang akan diajukan dan user yang membutuhkan akses tersebut. Aplikasi yang tersedia dikelompokkan berdasarkan jenisnya, seperti ERP dan NON ERP, sehingga pengguna dapat memilih aplikasi sesuai dengan kebutuhan. Pada halaman utama terdapat tombol Tambah Pengajuan, tabel daftar pengajuan, fitur pencarian, serta pengaturan jumlah data yang ditampilkan.  Penjelasan Kolom: Bagian Keterangan Tambah Pengajuan Digunakan untuk membuat pengajuan akses aplikasi baru. Show Entries Digunakan untuk mengatur jumlah data yang ditampilkan pada tabel. Search Digunakan untuk mencari data pengajuan tertentu. Approval Details Menampilkan informasi mengenai proses atau detail persetujuan pengajuan. No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen dari pengajuan akses aplikasi. User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan akses aplikasi. Jenis Menampilkan jenis aplikasi yang diajukan. Tanggal Menampilkan tanggal pengajuan dibuat atau tercatat pada sistem. Action Menampilkan aksi yang dapat dilakukan terhadap data pengajuan. Previous / Next Digunakan untuk berpindah ke halaman data sebelumnya atau berikutnya. Pengajuan Akses Aplikasi Berikut langkah-langkah membuat pengajuan akses aplikasi Pertama mengklik tombol "tambah pengajuan" setelah tombol di klik akan menampilkan form pengajuan akses aplikasi    Pada form pengajuan, buka pilihan Jenis Aplikasi. sistem akan menampilkan daftar aplikasi yang tersedia dan dikelompokkan berdasarkan kategori aplikasi. Pada tampilan tersebut terdapat dua kelompok utama, yaitu:  Jenis Keterangan ERP Berisi pilihan aplikasi ERP yang tersedia pada beberapa perusahaan atau unit. NON ERP Berisi pilihan aplikasi selain ERP yang tersedia pada sistem. Pada field User Yang diajukan, pilih user yang  membutuhkan akses terhadap aplikasi tersebut. dan pastikan user tersebut telah sesuai dengan pengajuan yang akan dibuat. Pastikan semua form telah terisi sebelum mengklik tombol "OK" Perubahan Aplikasi Panduan Modul Pengajuan  Lokasi Modul: Access Requisition > Pengajuan >  Perubahan Aplikasi Menu Perubahan Aplikasi digunakan untuk membuat pengajuan yang berkaitan dengan kebutuhan aplikasi, baik pengajuan aplikasi baru maupun kebutuhan perubahan sesuai pilihan yang tersedia pada sistem. Sebelum membuat pengajuan, pengguna perlu menyiapkan informasi pendukung yang menjelaskan kebutuhan, tujuan, arahan project, serta kebutuhan pengerjaan agar pengajuan dapat dipahami dan diproses oleh pihak terkait. Tampilan Utama Halaman Pengajuan Perubahan Aplikasi digunakan untuk melihat daftar pengajuan yang telah dibuat serta membuat pengajuan baru. Pada halaman ini tersedia tombol Tambah Pengajuan, tabel daftar pengajuan, fitur Search, dan pengaturan jumlah data yang ditampilkan. Penjelasan Tampilan Bagian Keterangan Tambah Pengajuan Digunakan untuk membuat pengajuan Perubahan Aplikasi baru. Show Entries Digunakan untuk menentukan jumlah data yang ditampilkan pada tabel. Search Digunakan untuk mencari pengajuan berdasarkan kata kunci tertentu. Approval Details Menampilkan informasi mengenai proses atau detail approval pengajuan. No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen pengajuan. Jenis Menampilkan jenis aplikasi atau pengajuan yang dipilih. User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan. Tanggal Menampilkan tanggal pengajuan dibuat atau tercatat pada sistem. Info Menampilkan informasi mengenai kondisi atau status pengajuan. Action Menampilkan tindakan yang dapat dilakukan terhadap pengajuan. Detail Digunakan untuk membuka informasi detail pengajuan apabila tersedia. PIC Menampilkan PIC yang berkaitan dengan proses pengajuan apabila telah ditentukan. Membuat Pengajuan Perubahan Aplikasi Untuk membuat pengajuan baru, klik tombol: " Tambah Pengajuan"  Sebelum masuk ke form pemilihan aplikasi, sistem akan menampilkan informasi mengenai data pendukung yang perlu disiapkan. Memilih Pengajuan Aplikasi Setelah tombol Lanjut dipilih, sistem menampilkan form pengajuan. Pada form terdapat dua field utama: Field Keterangan Pengajuan Aplikasi Digunakan untuk menentukan jenis pengajuan aplikasi yang akan dibuat. Jenis Aplikasi Digunakan untuk menentukan aplikasi yang berkaitan dengan pengajuan. OK Digunakan untuk melanjutkan proses setelah pilihan telah ditentukan. Kembali Digunakan untuk kembali atau membatalkan proses pada tahap tersebut. X Digunakan untuk menutup form. Memilih Jenis Pengajuan Pada field Pengajuan Aplikasi, pilih jenis pengajuan sesuai dengan kebutuhan. Pada contoh tampilan, pilihan yang digunakan adalah:   "Baru" Artinya pengajuan yang sedang dibuat merupakan pengajuan aplikasi baru sesuai pilihan yang tersedia pada sistem. Memilih Jenis Aplikasi Setelah menentukan Pengajuan Aplikasi, pilih aplikasi melalui field Jenis Aplikasi. Aplikasi pada sistem dikelompokkan berdasarkan kategori seperti: Memilih Aplikasi yang Sesuai Pastikan aplikasi yang dipilih telah sesuai dengan: perusahaan → sistem/aplikasi → kebutuhan pengajuan Perhatikan nama perusahaan pada pilihan aplikasi karena aplikasi yang sama dapat tersedia untuk beberapa perusahaan atau unit yang berbeda. Sebagai contoh: ERP KOKOLA - PT. MGFI berbeda dengan: ERP KOKOLA - PT. UNIMOS meskipun keduanya menggunakan ERP KOKOLA. Melanjutkan Proses Pengajuan Setelah Pengajuan Aplikasi dan Jenis Aplikasi telah dipilih, klik tombol: "OK" Sistem akan melanjutkan pengguna ke tahap berikutnya sesuai dengan jenis aplikasi dan pengajuan yang dipilih. Apabila pengguna tidak ingin melanjutkan, klik: "Kembali"  Working Permit Panduan Modul Pengajuan  Lokasi Modul: Access Requisition > Pengajuan > Working Permit  Menu Working Permit digunakan untuk membuat pengajuan izin kegiatan yang akan dilakukan di area Data Center. Melalui menu ini, pengguna dapat menentukan tanggal kegiatan, menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan, memilih pendamping, mencantumkan pihak yang mengikuti kegiatan, serta mengisi informasi mengenai media atau peralatan yang akan dibawa ke area Data Center. Pada halaman Pengajuan Working Permit, dapat terlihat daftar pengajuan Working Permit yang telah dibuat. Pada halaman utama terdapat tombol Tambah Pengajuan, tabel daftar pengajuan, fitur pencarian, serta pengaturan jumlah data yang ditampilkan.  Bagian Keterangan Tambah Pengajuan Digunakan untuk membuat pengajuan Working Permit baru. Show Entries Digunakan untuk mengatur jumlah data yang ditampilkan pada tabel. Search Digunakan untuk mencari data pengajuan tertentu. Approval Details Menampilkan informasi mengenai proses persetujuan pengajuan. No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen Working Permit. Tanggal Menampilkan tanggal pengajuan atau tanggal yang tercatat pada dokumen. Action Menampilkan aksi yang tersedia untuk pengajuan tersebut. Previous / Next Digunakan untuk berpindah antarhalaman apabila jumlah data lebih dari satu halaman. Pada beberapa kolom tersedia ikon sorting yang dapat digunakan untuk mengurutkan data. Apabila belum terdapat pengajuan yang dapat ditampilkan, sistem akan menampilkan informasi “No data available in table” . Pengajuan Working Permit  Pertama mengklik tombol "tambah pengajuan" setelah tombol di klik akan menampilkan form pengajuan working permit  Setelah mengklik tombol "tambah pengajuan" akan menampilkan form pengisian kegiatan yang perlu dilengkapi. Pada bagian awal form, data yang perlu melengkapi informasi mengenai kegiatan yang akan dilakukan.  Field Keterangan Tanggal Digunakan untuk menentukan tanggal pelaksanaan kegiatan. Kegiatan Digunakan untuk menjelaskan kegiatan atau pekerjaan yang akan dilakukan di area Data Center. Pendamping Digunakan untuk memilih pihak yang akan mendampingi kegiatan. Setelah itu mengisi form menambahkan user, yang terdiri dari beberapa field pengisian Field Keterangan Tipe WP Digunakan untuk menentukan tipe Working Permit, misalnya INTERNAL . NIK / No. Identitas Digunakan untuk memasukkan NIK atau nomor identitas user. Nama Menampilkan atau digunakan untuk mengisi nama user. Instansi Digunakan untuk mencantumkan instansi atau perusahaan user. Surat Tugas Digunakan untuk mencantumkan atau melampirkan informasi surat tugas apabila diperlukan. Ikon Search Digunakan untuk melakukan pencarian berdasarkan NIK atau identitas yang dimasukkan. Ikon Delete Digunakan untuk menghapus data user dari pengajuan. Dan yang terakhir informasi kondisi kegiatan, Setelah data kegiatan dan user dilengkapi, ada beberapa pengisian yang perlu dijawab sesuai dengan kondisi saat kegiatan dilakukan. Bagian ini digunakan untuk memberikan informasi mengenai barang, perangkat, atau peralatan yang akan dibawa atau digunakan ketika berada di area Data Center. Media Transfer / Removable Media: Pertanyaan pertama berkaitan dengan penggunaan media transfer atau removable media selama kegiatan di area Data Center. Media Perekam: Pertanyaan berikutnya berkaitan dengan media yang dapat digunakan untuk melakukan perekaman gambar, video, atau suara. Peralatan Khusus: Pengguna juga perlu memberikan informasi mengenai penggunaan peralatan khusus selama kegiatan. Peraturan Memasuki Area Data Center Pada bagian akhir form terdapat informasi mengenai peraturan yang harus diperhatikan ketika memasuki area Data Center PT. Mega Global Food Industry, baik untuk pengunjung internal maupun eksternal. Peraturan yang tercantum pada sistem meliputi: Dilarang membawa / menggunakan media transfer Dilarang membawa / menggunakan media perekam video / gambar /suara Dilarang melakukan pengambilan gambar Dilarang membawa makanan dan minuman di ruang Testing dan Server Menjaga kebersihan setelah melakukan kegiatan Dilarang menyebarkan informasi perusahaan PT. Mega Global Food Industry kepada pihak lain dengan alasan apapun Data Requisition Panduan Modul Pengajuan  Lokasi Modul: Access Requisition > Pengajuan > Data Requisition      Menu Data Requisition digunakan untuk melakukan pengajuan permintaan data melalui sistem Access Requisition. Melalui menu ini, dapat membuat permintaan data dengan memberikan deskripsi mengenai data yang dibutuhkan, serta melihat daftar pengajuan Data Requisition yang telah dibuat pada sistem. Tampilan utama  Pada halaman Pengajuan Data Requisition,  dapat terlihat daftar pengajuan permintaan data yang tersedia pada sistem. Pada halaman ini terdapat beberapa fungsi utama, yaitu tombol Tambah Pengajuan, tabel daftar pengajuan, fitur pencarian, serta pengaturan jumlah data yang ditampilkan. Penjelasan Tampilan Bagian Keterangan Tambah Pengajuan Digunakan untuk membuat pengajuan Data Requisition baru. Show Entries Digunakan untuk mengatur jumlah data yang ditampilkan pada tabel. Search Digunakan untuk mencari data pengajuan tertentu. Approval Details Menampilkan informasi mengenai proses atau detail persetujuan pengajuan. No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen dari pengajuan Data Requisition. User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan. Tanggal Menampilkan tanggal pengajuan dibuat atau tercatat pada sistem. Action Menampilkan aksi yang tersedia terhadap data pengajuan. Previous / Next Digunakan untuk berpindah ke halaman data sebelumnya atau berikutnya. Pengajuan Data Requisition  Pertama mengklik tombol "tambah pengajuan" setelah tombol di klik akan menampilkan form pengajuan data requisition Setelah mengklik tombol "tambah pengajuan" akan menampilkan form pengisian data requisition yang perlu dilengkapi. Data yang perlu dilengkapi meliputi: No. Pengajuan: Nomor identifikasi pengajuan Data Requisition. Deskripsi Permintaan: Digunakan untuk menjelaskan data yang dibutuhkan dalam pengajuan. PERSETUJUAN Panduan Modul Persetujuan  Lokasi Modul: Access Requisition > Persetujuan   Menu Persetujuan digunakan untuk melihat daftar pengajuan yang membutuhkan proses persetujuan pada sistem Access Requisition. Halaman memiliki hak persetujuan dapat melihat informasi pengajuan berdasarkan nomor dokumen, jenis pengajuan, user yang mengajukan, tanggal pengajuan, serta tindakan yang dapat dilakukan terhadap pengajuan tersebut. Tampilan Utama  Halaman ini menampilkan "list persetujuan pengajuan" yang akan masuk proses persetujuan. Pada halaman ini terdapat tabel daftar pengajuan serta beberapa fitur untuk membantu pengguna melihat dan mencari data. Penjelasan Tampilan  Bagian Keterangan Show Entries Digunakan untuk menentukan jumlah data pengajuan yang ditampilkan dalam satu halaman. Search Digunakan untuk mencari data pengajuan berdasarkan kata kunci tertentu. Approval Details Menampilkan informasi atau detail proses persetujuan dari pengajuan. No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen dari masing-masing pengajuan. Jenis Menampilkan jenis pengajuan yang diajukan. User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan. Tanggal Menampilkan tanggal pengajuan dibuat atau tercatat pada sistem. Action Menampilkan tindakan yang tersedia untuk memproses pengajuan. Previous / Next Digunakan untuk berpindah ke halaman data sebelumnya atau berikutnya. Tips & Catatan Penting  Pastikan pengajuan yang akan diproses telah sesuai dengan No. Dokumen dan User yang tercantum. Periksa Jenis pengajuan sebelum melakukan proses persetujuan. Gunakan Approval Details untuk melihat informasi proses approval dari pengajuan. Gunakan fitur Search untuk menemukan pengajuan tertentu dengan lebih cepat. Gunakan Show Entries untuk menyesuaikan jumlah data yang ditampilkan. Pastikan detail pengajuan telah diperiksa sebelum melakukan tindakan pada bagian Action. Apabila muncul “No data available in table”, berarti belum terdapat pengajuan yang dapat ditampilkan atau diproses pada halaman tersebut. CHECKLIST CCTV Panduan Modul Checklist Lokasi Modul: Access Requisition > Checklist > CCTV   Menu Checklist digunakan untuk melakukan pencatatan dan pemantauan kondisi perangkat CCTV, Tower, Data Center secara berkala melalui sistem Access Requisition. Melalui halaman ini dapat melakukan pengisian checklist CCTV, mengelola data DVR dan kamera, serta melihat laporan checklist bulanan berdasarkan plant yang tersedia.  Pada menu Checklist terdapat beberapa submenu, yaitu: CCTV, Tower, Data Center Tampilan Utama Checklist CCTV Menu Checklist CCTV digunakan untuk melakukan pencatatan dan pemantauan kondisi perangkat CCTV secara berkala melalui sistem Access Requisition.  Pada halaman utama terdapat beberapa fungsi yang digunakan untuk melakukan checklist dan pengelolaan perangkat CCTV, yaitu:  Fitur Keterangan Checklist CCTV Digunakan untuk melakukan pengisian checklist kondisi CCTV. Upload Manual CCTV Digunakan untuk membuka fungsi upload data/manual CCTV yang tersedia pada sistem. DVR Digunakan untuk mengelola data DVR. Kamera Digunakan untuk mengelola data kamera CCTV. Laporan Bulanan Unimos Digunakan untuk melihat laporan checklist CCTV bulanan untuk plant PT. UNIMOS. Laporan Bulanan MGFI Digunakan untuk melihat laporan checklist CCTV bulanan untuk plant PT. MGFI. Penjelasan Tabel Checklist CCTV Tabel Checklist CCTV menampilkan beberapa informasi sebagai berikut: Kolom Keterangan No Menampilkan nomor urut data checklist. DVR Menampilkan nomor atau identitas DVR yang dilakukan checklist. Kode Checklist Menampilkan kode unik dari checklist CCTV. Nama Menampilkan nama user yang melakukan checklist. Plant Menampilkan plant atau perusahaan tempat perangkat CCTV berada. Tanggal Menampilkan tanggal dan waktu checklist dilakukan. Aksi Menampilkan tindakan yang dapat dilakukan terhadap data checklist. Detail Digunakan untuk membuka detail dari checklist CCTV yang telah dilakukan. Mengisi Checklist CCTV Langkah 1 – Klik Checklist CCTV Pada halaman utama, klik tombol Checklist CCTV. Sistem akan menampilkan form Pengisian Checklist CCTV. Langkah 2 – Tentukan Jenis Hari Pada bagian Hari, pilih kondisi hari saat checklist dilakukan. Pilihan yang tersedia adalah: Pilihan Keterangan Kerja Digunakan apabila checklist dilakukan pada hari kerja. Libur Digunakan apabila checklist dilakukan pada hari libur. Langkah 3 - Pilih DVR Pada field DVR, pilih DVR yang akan dilakukan pemeriksaan. Field akan menampilkan pilihan DVR yang tersedia pada sistem. Pastikan DVR yang dipilih sesuai dengan perangkat dan lokasi yang akan diperiksa.  Langkah 4 - Klik selanjutnya  Setelah jenis hari dan DVR dipilih, klik tombol Selanjutnya untuk melanjutkan proses pengisian checklist. Pada form tersedia tombol: Tombol Keterangan Selanjutnya Digunakan untuk melanjutkan ke tahap berikutnya dalam pengisian Checklist CCTV. Kembali Digunakan untuk kembali atau membatalkan proses pengisian. X Digunakan untuk menutup form. Pengelolaan DVR Menu DVR digunakan untuk menambahkan serta mengelola data DVR yang digunakan pada sistem Checklist CCTV. Untuk membuka halaman ini, klik tombol DVR pada halaman Checklist CCTV. Sistem akan menampilkan form Penambahan DVR. Menambahkan DVR Pada bagian Tambah Dvr, lengkapi informasi DVR yang akan didaftarkan. Field Keterangan No DVR Digunakan untuk memasukkan nomor atau identitas DVR. Area Digunakan untuk menentukan area tempat DVR berada. IP Address Digunakan untuk memasukkan IP Address DVR. Port Digunakan untuk memasukkan port yang digunakan DVR. DVR Username Digunakan untuk memasukkan username DVR. DVR Password Digunakan untuk memasukkan password DVR. DVR ID Digunakan untuk mencantumkan ID DVR. Get DVR ID Digunakan untuk memperoleh DVR ID melalui fungsi yang tersedia pada sistem. Status Digunakan untuk menentukan apakah DVR berstatus Aktif atau Tidak Aktif. Simpan Digunakan untuk menyimpan data DVR yang telah diisi. Daftar DVR Pada bagian bawah halaman terdapat tabel daftar DVR yang telah tersedia pada sistem. Informasi yang ditampilkan meliputi:  Kolom Keterangan No Nomor urut data DVR. DVR Nama atau identitas DVR. Plant Plant tempat DVR digunakan. Status Menampilkan status DVR, seperti Aktif atau Tidak Aktif. Action Menampilkan tindakan yang dapat dilakukan terhadap data DVR. Edit Digunakan untuk mengubah informasi DVR yang telah tersimpan. Pengelolaan Kamera Menu Kamera digunakan untuk menambahkan dan mengelola kamera CCTV yang terhubung dengan DVR. Klik tombol kamera pada halaman utama checklist CCTV. Sistem akan menampilkan halaman penambahan kamera.  Menambahkan Kamera Pada bagian Tambah Kamera, lengkapi informasi berikut: Field Keterangan No DVR Digunakan untuk memilih DVR tempat kamera terhubung. Lokasi Kamera Digunakan untuk memasukkan lokasi pemasangan kamera. DVR IP Address Digunakan untuk memilih IP Address DVR yang digunakan. DVR Channel Digunakan untuk memasukkan channel DVR yang digunakan oleh kamera. Simpan Digunakan untuk menyimpan data kamera. Setelah semua lengkap klik tombol "simpan" Daftar kamera  Pada bagian bawah halaman terdapat daftar kamera CCTV yang telah tercatat pada sistem. Informasi yang ditampilkan meliputi: Kolom Keterangan No Nomor urut kamera. DVR DVR tempat kamera terhubung. Kamera Nama atau nomor kamera. Lokasi Kamera Menampilkan lokasi pemasangan kamera. Plant Menampilkan plant tempat kamera digunakan. Status Menampilkan status kamera. Action Menampilkan tindakan yang dapat dilakukan terhadap kamera. Laporan Bulanan Unimos Menu Laporan Bulanan Unimos digunakan untuk melihat hasil checklist CCTV bulanan pada plant PT. UNIMOS. Klik tombol Laporan Bulanan Unimos pada halaman Checklist CCTV. Sistem akan menampilkan halaman Checklist Bulanan CCTV UNIMOS. Menampilkan laporan  Pada bagian atas halaman terdapat beberapa pilihan: Field / Tombol Keterangan Bulan Digunakan untuk menentukan bulan laporan checklist yang ingin ditampilkan. DVR Digunakan untuk memilih DVR yang ingin ditampilkan pada laporan. Cari Digunakan untuk menampilkan laporan berdasarkan Bulan dan DVR yang dipilih. Export to Excel Digunakan untuk mengekspor laporan checklist ke dalam file Excel. Status Checklist CCTV Pada laporan bulanan terdapat beberapa kode untuk menunjukkan kondisi kamera. Kode Keterangan V Visible, kamera dapat menampilkan gambar. S Signal Lost, kamera mengalami kehilangan sinyal. C Camera Lost, kamera tidak terdeteksi atau mengalami kehilangan koneksi. N Not Recorded, rekaman kamera tidak tersedia atau tidak terekam. Selain kode kondisi kamera, laporan juga memberikan penanda khusus untuk: Hari Minggu Hari Libur Penanda tersebut membantu pengguna membedakan hari kerja dengan hari Minggu atau hari libur pada laporan bulanan. Laporan Bulanan MGFI Menu Laporan Bulanan MGFI digunakan untuk melihat laporan checklist CCTV bulanan pada plant PT. MGFI. Klik tombol Laporan Bulanan MGFI. Sistem akan menampilkan halaman Checklist Bulanan CCTV MGFI. Halaman ini tersedia pula tombol Export to Excel untuk mengekspor laporan.     Membaca Laporan Bulanan MGFI Pada tabel laporan, informasi utama yang ditampilkan meliputi: Kolom Keterangan No Nomor urut kamera. Camera Menampilkan nama atau nomor kamera. Lokasi Menampilkan lokasi pemasangan kamera. Tanggal 1–31 Menampilkan hasil checklist kamera pada masing-masing tanggal dalam bulan yang dipilih.   Tips & Catatan Penting Pastikan DVR yang dipilih sesuai dengan lokasi perangkat yang sedang diperiksa. Pilih Kerja atau Libur sesuai kondisi hari saat checklist dilakukan. Pastikan informasi DVR seperti IP Address, Port, Username, Password, dan DVR ID diisi sesuai konfigurasi perangkat. Pastikan Lokasi Kamera dan DVR Channel sesuai dengan kondisi pemasangan sebenarnya. Gunakan status Aktif/Tidak Aktif sesuai kondisi perangkat yang berlaku. Gunakan History Camera apabila perlu melihat riwayat perubahan kamera. Gunakan Laporan Bulanan untuk memantau kondisi kamera dari hari ke hari. Perhatikan kode V, S, C, dan N pada laporan untuk mengetahui kondisi masing-masing kamera. Gunakan Export to Excel apabila laporan perlu disimpan atau diolah lebih lanjut. Gunakan fitur Search dan Show Entries untuk mempermudah pencarian dan pengelolaan data yang jumlahnya TOWER Panduan Modul Checklist Lokasi Modul: Access Requisition > Checklist > Tower   Tampilan Utama Tower Menu Checklist Tower digunakan untuk melakukan pencatatan dan pemantauan hasil pemeriksaan kondisi tower secara berkala melalui sistem Access Requisition. Halaman ini dapat digunakan melakukan checklist tower, melihat daftar checklist yang telah dibuat, memantau status approval dan dokumen, serta melihat laporan melihat laporan preventive maintenance tower tahunan berdasarkan plant UNIMOS maupun MGFI. Pada halaman utama tower ini tersedia beberapa fitur berikut: Fitur Keterangan Tambah Checklist Digunakan untuk membuat checklist pemeriksaan tower baru. Laporan Tahunan Unimos Digunakan untuk melihat laporan preventive maintenance tower tahunan pada plant UNIMOS. Laporan Tahunan Mgfi Digunakan untuk melihat laporan preventive maintenance tower tahunan pada plant MGFI. Show Entries Digunakan untuk menentukan jumlah data yang ditampilkan pada tabel. Search Digunakan untuk mencari data checklist tertentu. Daftar Checklist Tower Pada halaman utama terdapat tabel yang menampilkan data checklist tower yang telah tercatat pada sistem. Kolom Keterangan No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen dari checklist tower. User Menampilkan nama user yang melakukan atau membuat checklist. Tanggal Menampilkan tanggal dan waktu checklist tercatat pada sistem. Status Approval Menampilkan status proses persetujuan checklist. Status Dokumen Menampilkan status dokumen checklist. Action Menampilkan tindakan yang dapat dilakukan terhadap data checklist. Status Checklist Pada kolom Status, sistem menampilkan kondisi Approval dan Dokumen dalam bentuk ikon. Pada tampilan yang tersedia terdapat beberapa jenis ikon, antara lain:  Ikon centang berwarna hijau, yang menunjukkan bahwa tahapan terkait telah selesai atau telah diproses (telah diapprove). Ikon berwarna kuning/oranye, yang menunjukkan bahwa tahapan terkait masih berada dalam proses (waiting). ikon berwarna biru pada kolom dokumen menunjukkan dokumen tersebut . Karena status dapat berubah mengikuti proses checklist dan approval, pengguna sebaiknya melihat kedua kolom tersebut untuk mengetahui kondisi terakhir dokumen. Tambah checklist Untuk membuat checklist Tower baru, klik tombol Tambah Checklist pada halaman utama. Sistem akan melakukan pemeriksaan terhadap data checklist yang tersedia. Apabila checklist untuk kondisi atau periode tersebut sudah pernah dibuat, sistema akan menampilkan notifikasi:  Klik tombol Oke untuk menutup notifikasi. Notifikasi tersebut digunakan untuk mencegah pengguna membuat data checklist yang sama lebih dari satu kali.   Laporan Tahunan Unimos Untuk melihat laporan checklist tower pada plant UNIMOS, klik tombol Laporan Tahunan Unimos. Laporan menampilkan hasil pemeriksaan tower selama satu tahun dan disusun berdasarkan bulan Januari sampai Desember. Sistem akan menampilkan halaman: Data Pengecekan Tower  Laporan tahunan menampilkan beberapa bagian tower yang diperiksa secara berkala, meliputi:  No. Pengecekan Keterangan 1 Tiang Menampilkan hasil pemeriksaan kondisi tiang tower. 2 Kemiringan Menampilkan hasil pemeriksaan kondisi atau kemiringan tower. 3 Cat Menampilkan hasil pemeriksaan kondisi cat tower. 4 Penangkal Petir Menampilkan hasil pemeriksaan perangkat penangkal petir. 5 Grounding Penangkal Petir Menampilkan hasil pemeriksaan grounding pada penangkal petir. 6 Grounding Device Menampilkan hasil pemeriksaan grounding perangkat. 7 Kabel Sling Menampilkan hasil pemeriksaan kondisi kabel sling. 8 Kebersihan sekitar tower Menampilkan hasil pemeriksaan kebersihan area sekitar tower. 9 Akses Menampilkan hasil pemeriksaan akses menuju atau di sekitar tower. Setiap hasil pemeriksaan ditampilkan berdasarkan bulan sehingga pengguna dapat memantau perubahan kondisi tower selama satu tahun. Pada bagian atas masing-masing bulan juga dapat ditampilkan tanggal pelaksanaan checklist.   Keterangan Hasil Checklist  Pada bagian bawah laporan terdapat keterangan untuk membaca hasil pemeriksaan. Kode tersebut digunakan pada tabel untuk menunjukkan hasil pemeriksaan masing-masing bagian tower pada bulan terkait. Kode Keterangan A Baik B Berkarat C Bersih laporan Tahunan MGFI Sistem akan menampilkan halaman Checklist Preventive Maintenance Tower untuk plant MGFI. Struktur laporan MGFI pada dasarnya sama dengan laporan UNIMOS. Struktur laporan MGFI pada dasarnya sama dengan laporan UNIMOS. Data ditampilkan berdasarkan bulan dari Januari sampai Desember. sistem akan menampilkan:  Perbedaan Laporan UNIMOS dan MGFI Perbedaan utama terletak pada Plant yang menjadi sumber data. Laporan Plant Laporan Tahunan Unimos UNIMOS Laporan Tahunan Mgfi MGFI Membaca Riwayat Kondisi Tower Laporan tahunan dapat digunakan untuk membandingkan kondisi komponen tower dari bulan ke bulan. Sebagai contoh, pada laporan MGFI, kondisi suatu bagian dapat memiliki hasil berbeda pada bulan tertentu.Pengguna dapat melihat perubahan tersebut langsung pada baris komponen dan kolom bulan terkait. Apabila sebuah bulan belum memiliki hasil checklist, tabel akan menampilkan tanda -.Dengan tampilan ini, dapat dilakukan pemantauan kondisi tower secara berkala dalam satu tahun. Tips & Catatan Penting Gunakan Tambah Checklist untuk membuat data pemeriksaan Tower baru. Jika muncul informasi “Data sudah pernah diinputkan”, berarti data checklist terkait sudah tersedia pada sistem sehingga tidak perlu membuat data yang sama kembali. Periksa No. Dokumen agar checklist yang dibuka sesuai dengan data yang dibutuhkan. Perhatikan Status Approval dan Status Dokumen untuk mengetahui perkembangan proses checklist. Gunakan Search untuk mencari data checklist tertentu dengan lebih cepat. Gunakan Show Entries untuk mengatur jumlah data yang ditampilkan. Gunakan Laporan Tahunan Unimos atau Laporan Tahunan Mgfi sesuai dengan plant yang ingin diperiksa. Perhatikan tanggal checklist pada masing-masing bulan ketika membaca laporan tahunan. Gunakan kode hasil pemeriksaan sesuai keterangan yang tersedia pada laporan. Tanda “-” menunjukkan belum terdapat nilai atau informasi checklist yang ditampilkan untuk periode tersebut. Pastikan Plant dan Tahun pada bagian bawah laporan telah sesuai sebelum menggunakan data laporan. DATA CENTER Panduan Modul Checklist Lokasi Modul: Access Requisition > Checklist > Data Center Tampilan Utama Checklist Data Center Menu Checklist Data Center digunakan untuk melakukan pencatatan dan pemantauan hasil pemeriksaan kondisi Data Center secara berkala melalui sistem Access Requisition. Selain melakukan checklist, halaman ini menyediakan pengaturan komponen pemeriksaan berupa Checkpoint, Sub Checkpoint, Area Checkpoint, serta konfigurasi hubungan antar-checkpoint. serta dapat melihat detail checklist, menyalin data checklist, dan membuka report dari data yang telah tersimpan.   Daftar Checklist Data Center Pada halaman utama terdapat tabel yang menampilkan checklist Data Center yang telah tercatat pada sistem. Penjelasan Tabel Kolom Keterangan No Menampilkan nomor urut data. Kode Checklist Menampilkan kode identifikasi dari checklist Data Center. Status Menampilkan status checklist dalam bentuk ikon.  ikon dokumen menunjukkan bahwa data center tersebut belum di checklist Ikon checklist hijau menunjukkan bahwa data center telah ditandai/checklist Tanggal Menampilkan tanggal checklist dibuat atau dilaksanakan. Aksi Menampilkan tindakan yang dapat dilakukan terhadap checklist. Pada bagian atas halaman terdapat juga beberapa fitur utama: Fitur Keterangan Checklist Data Center Digunakan untuk membuat atau melakukan checklist Data Center. Setting Checklist Checkpoint Digunakan untuk mengatur hubungan antara Checkpoint, Sub Checkpoint, dan Area Checkpoint yang digunakan dalam checklist. Checkpoint Digunakan untuk menambah dan mengelola master Checkpoint. Sub Checkpoint Digunakan untuk menambah dan mengelola Sub Checkpoint pada setiap Checkpoint. Area Checkpoint Digunakan untuk menambah dan mengelola area yang digunakan pada suatu Checkpoint. Show Entries Digunakan untuk menentukan jumlah data yang ditampilkan pada tabel. Search Digunakan untuk mencari data checklist tertentu. Checklist Data Center Pada halaman ini dapat membuat checklist Data Center baru, dengan klik tombol: Checklist Data Center. Sistem akan menampilkan form Pengisian Checklist Data Center. Pada tampilan awal terdapat bagian Tambah Checkpoint dengan field tanggal.  langkah 1 - menentukkan tanggal Isi field Tanggal sesuai dengan tanggal pelaksanaan checklist Data Center. Pastikan tanggal yang dipilih sesuai dengan waktu pemeriksaan yang dilakukan  Langkah 2 -  klik simpan   Setelah tanggal telah ditentukan, klik tombol Simpan. Field / Tombol Keterangan Tanggal Digunakan untuk menentukan tanggal checklist Data Center. Simpan Digunakan untuk menyimpan atau melanjutkan pembuatan checklist berdasarkan tanggal yang dipilih. X Digunakan untuk menutup form. Settings Checklist Data Center Menu Setting Checklist Checkpoint digunakan untuk mengatur konfigurasi item yang akan digunakan dalam checklist Data Center. Pada bagian ini terdapat beberapa field berikut: Field Keterangan Checkpoint Digunakan untuk menentukan Checkpoint yang akan dikonfigurasi. Otomatis Digunakan untuk menentukan penggunaan konfigurasi otomatis apabila fungsi tersebut diperlukan. Sub Checkpoint Digunakan untuk memilih Sub Checkpoint yang berkaitan dengan Checkpoint. Area Checkpoint Digunakan untuk memilih Area Checkpoint yang berkaitan dengan pemeriksaan. Simpan Digunakan untuk menyimpan konfigurasi. Pada bagian bawah halaman terdapat tabel konfigurasi yang telah dibuat. Kolom Keterangan No Nomor urut konfigurasi. Checkpoint Menampilkan Checkpoint yang digunakan. Sub Checkpoint Menampilkan Sub Checkpoint yang terkait. Area Checkpoint Menampilkan area yang digunakan dalam pemeriksaan. Jenis Checklist Menampilkan kondisi atau jenis konfigurasi checklist dalam bentuk indikator. Contoh Checkpoint yang terlihat pada sistem meliputi:Akses Fisik, CCTV, Hak Akses, Daya, Temperatur, Clean Screen/Clean Desk & Kebersihan Area, Alat Pemadam Kebakaran, CPU, Memory, dan Disk Storage. Checkpoint Pada menu Checkpoint digunakan untuk membuat dan mengelola kategori utama pemeriksaan yang digunakan pada proses Checklist Data Center. Checkpoint menjadi dasar atau kelompok utama dari item pemeriksaan. Setiap Checkpoint dapat memiliki beberapa Sub Checkpoint sebagai rincian pemeriksaan dan dapat diterapkan pada satu atau beberapa Area Checkpoint. Menambahkan Area Checkpoint Pada halaman ini terdapat form untuk menambahkan Checkpoint baru dan tabel yang menampilkan Checkpoint yang sudah tersedia. Field Keterangan Checkpoint Digunakan untuk memilih Checkpoint yang akan diberikan Area Checkpoint. Add Existing Digunakan apabila ingin menggunakan data area yang telah tersedia. Nama Area Checkpoint Digunakan untuk memasukkan nama atau kode area pemeriksaan. Simpan Digunakan untuk menyimpan Area Checkpoint. Penjelasan Field Field / Tombol Keterangan Nama Checkpoint Digunakan untuk memasukkan nama kategori utama pemeriksaan Data Center. Simpan Digunakan untuk menyimpan Checkpoint baru ke dalam sistem. Kembali Digunakan untuk kembali ke halaman sebelumnya. Sub Checkpoint Menu Sub Checkpoint digunakan untuk membuat dan mengelola rincian pemeriksaan dari sebuah Checkpoint pada Checklist Data Center. Jika checkpoint merupakan kategori utama pemeriksaan, maka sub checkpoint merupakan poin atau kondisi yang diperiksa secara lebih spesifik di dalam kategori tersebut  Menambahkan Sub Checkpoint pada halaman ini dapat membuat Sub Checkpoint baru, dengan lengkapi informasi berikut: Field Keterangan Checkpoint Digunakan untuk menentukan Checkpoint induk dari Sub Checkpoint. Nama Sub Checkpoint Digunakan untuk memasukkan nama atau deskripsi pemeriksaan. Type – Checklist Digunakan jika Sub Checkpoint berupa pilihan/checklist kondisi. Type – Input Digunakan jika Sub Checkpoint membutuhkan input data dari pengguna. Simpan Digunakan untuk menyimpan Sub Checkpoint. Contoh Sub Checkpoint Sebagai contoh, pada Checkpoint Akses Fisik terdapat Sub Checkpoint seperti: Tertutup dan terkunci secara manual. Tertutup tidak terkunci. Terbuka. Sedangkan pada Checkpoint CCTV, Sub Checkpoint dapat berisi kondisi mengenai fungsi kamera, retensi data, sinkronisasi waktu, maupun kebersihan kamera.Dengan struktur ini, satu Checkpoint dapat memiliki beberapa item pemeriksaan. Daftar Sub Checkpoint Pada tabel tersedia informasi: Kolom Keterangan No Nomor urut data. No Checkpoint Menampilkan nomor atau ID Checkpoint. Checkpoint Menampilkan Checkpoint induk. Sub Checkpoint Menampilkan rincian pemeriksaan. Type Menampilkan tipe Sub Checkpoint, seperti Checklist atau Input. Action Menampilkan tindakan terhadap data. Edit Digunakan untuk mengubah data Sub Checkpoint. Area Checkpoint  Menu Area Checkpoint digunakan untuk menentukan area atau lokasi yang berkaitan dengan sebuah Checkpoint. Sistem akan menampilkan halaman penambahan Area Checkpoint.  Menambahkan Sub Checkpoint Untuk membuat Sub Checkpoint baru, lengkapi informasi berikut: Field Keterangan Checkpoint Digunakan untuk menentukan Checkpoint induk dari Sub Checkpoint. Nama Sub Checkpoint Digunakan untuk memasukkan nama atau deskripsi pemeriksaan. Type – Checklist Digunakan jika Sub Checkpoint berupa pilihan/checklist kondisi. Type – Input Digunakan jika Sub Checkpoint membutuhkan input data dari pengguna. Simpan Digunakan untuk menyimpan Sub Checkpoint. Contoh Sub Checkpoint Sebagai contoh, pada Checkpoint Akses Fisik terdapat Sub Checkpoint seperti: Tertutup dan terkunci secara manual. Tertutup tidak terkunci. Terbuka. Sedangkan pada Checkpoint CCTV, Sub Checkpoint dapat berisi kondisi mengenai fungsi kamera, retensi data, sinkronisasi waktu, maupun kebersihan kamera. Dengan struktur ini, satu Checkpoint dapat memiliki beberapa item pemeriksaan. Hubungan Checkpoint, Sub Checkpoint, dan Area Checkpoint Dalam Checklist Data Center, ketiga komponen tersebut memiliki fungsi yang saling berkaitan. Komponen Function Checkpoint Menentukan kategori utama yang diperiksa. Sub-Checkpoint Menentukan rincian atau item pemeriksaan dari Checkpoint. Checkpoint Area Menentukan lokasi atau area tempat pemeriksaan dilakukan. Setting Checklist Checkpoint Menghubungkan Checkpoint, Sub Checkpoint, dan Area Checkpoint agar dapat digunakan dalam checklist. Tips & Catatan Penting Pastikan Checkpoint dibuat sesuai dengan kategori pemeriksaan yang dibutuhkan. Gunakan Sub Checkpoint untuk menjelaskan item pemeriksaan secara lebih detail. Pilih tipe Checklist atau Input sesuai dengan bentuk data yang diperlukan. Pastikan Area Checkpoint telah sesuai dengan lokasi pemeriksaan. Gunakan Setting Checklist Checkpoint untuk menghubungkan Checkpoint, Sub Checkpoint, dan Area Checkpoint sebelum digunakan dalam checklist. Periksa kembali tanggal sebelum menyimpan Checklist Data Center. Gunakan Detail untuk melihat data checklist yang telah tersimpan. Gunakan Salin Data hanya pada checklist yang sesuai dengan data yang ingin digunakan kembali. Gunakan Report untuk membuka laporan checklist. Gunakan Search untuk menemukan data dengan lebih cepat. Gunakan Edit untuk memperbarui master Checkpoint atau Sub Checkpoint apabila diperlukan. Hindari membuat master dengan nama yang sama apabila data tersebut sudah tersedia pada sistem. MIS List Pengajuan Panduan Modul MIS Lokasi Modul: Access Requisition > MIS > List Pengajuan   Menu List Pengajuan digunakan untuk melihat dan memantau pengajuan yang masuk ke MIS. Melalui halaman ini dapat menyaring data berdasarkan periode, status, dan jenis pengajuan, serta melihat informasi detail, progress pengerjaan, dan tindakan yang tersedia pada masing-masing pengajuan. Filter List Pengajuan Pada bagian atas halaman terdapat beberapa filter yang digunakan untuk mempersempit data. Bagian Keterangan From Digunakan untuk menentukan tanggal awal periode pengajuan. To Digunakan untuk menentukan tanggal akhir periode pengajuan. Status Digunakan untuk menyaring data berdasarkan status pengajuan. Jenis Pengajuan Digunakan untuk menyaring data berdasarkan jenis pengajuan. Filter Digunakan untuk menampilkan data berdasarkan parameter yang telah dipilih. Search Digunakan untuk mencari data berdasarkan kata kunci tertentu. Show Entries Digunakan untuk menentukan jumlah data yang ditampilkan dalam satu halaman. Cara Menggunakan Filter Tentukan tanggal awal pada From. Tentukan tanggal akhir pada To. Pilih Status apabila diperlukan. Pilih Jenis Pengajuan. Klik Filter. Sistem akan menampilkan data yang sesuai. Apabila menggunakan pilihan All , sistem akan menampilkan seluruh data pada kategori tersebut. Tabel List Pengajuan Kolom Keterangan Approval Details Digunakan untuk melihat detail proses approval. No. Menampilkan nomor urut data. No. Dokumen Menampilkan nomor identifikasi pengajuan. Jenis Menampilkan jenis aplikasi atau jenis pengajuan. User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan. Dept Menampilkan departemen user. Tanggal Menampilkan tanggal dan waktu pengajuan. Info Menampilkan informasi status pengajuan. Action Digunakan untuk membuka informasi pengajuan melalui View Description . Detail Digunakan untuk membuka progress pengerjaan melalui View Detail . Urgent Digunakan untuk memberikan tanda urgent pada pengajuan. PIC Menampilkan PIC yang menangani pengajuan apabila tersedia. Penjelasan Ikon Ikon Keterangan Ikon biru – Info Menunjukkan kondisi Waiting Approval . Ikon kuning – Action Digunakan untuk membuka View Description . Ikon hijau – Detail Digunakan untuk membuka View Detail . Ikon merah – Urgent Digunakan untuk melakukan Set Urgent . View Description Fitur View Description digunakan untuk melihat informasi pengajuan secara lebih lengkap. Untuk membukanya: Pilih data pada halaman List Pengajuan . Klik ikon berwarna kuning pada kolom Action . Sistem akan menampilkan halaman detail pengajuan. Pada pengajuan Perubahan Aplikasi, sistem menampilkan halaman: Form Permintaan / Perubahan Aplikasi Internal [Letakkan Gambar – View Description Tab Hasil di sini] Informasi Pengajuan Pada sisi kiri halaman terdapat informasi mengenai user dan proses approval. Informasi dapat meliputi: Nama user NIK Role Departemen ID Pengajuan Tanggal proses Pihak yang melakukan approval Status proses approval Tahapan approval yang terlihat dapat meliputi: Pengusul Persetujuan Perubahan PIC Modul Persetujuan Pengerjaan MIS Apabila proses belum selesai, sistem dapat menampilkan status Menunggu . Tab Hasil Tab Hasil menampilkan informasi utama pengajuan. Field yang tersedia antara lain: Field Keterangan Jenis Pengajuan Menampilkan jenis pengajuan. User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan. Plant Menampilkan plant/perusahaan. Departemen Menampilkan departemen user. Nama Aplikasi Menampilkan aplikasi yang diajukan. Jenis Permintaan Menampilkan jenis kebutuhan pengajuan. Modul Menampilkan modul utama. Sub Modul 1–3 Menampilkan Sub Modul apabila tersedia. Deskripsi Modul Baru Menampilkan penjelasan mengenai kebutuhan perubahan atau modul baru. Analisa dan Koordinasi Tab Analisa dan Koordinasi digunakan untuk mencatat perencanaan awal project. Tahapan yang tersedia: Tahapan Keterangan Analisa Permasalahan Tahap analisa terhadap permasalahan yang menjadi dasar pengajuan. Penentuan Alur dan Solusi Tahap penentuan alur dan solusi yang akan digunakan. Kelebihan, Kekurangan, dan Kendala Tahap evaluasi terhadap kondisi dan kendala dari solusi yang direncanakan. Tgl. Perencanaan Digunakan untuk menentukan tanggal rencana masing-masing aktivitas. Standarisasi Data Tab Standarisasi Data digunakan untuk menampilkan perencanaan terkait kesiapan data. Tahapan yang tersedia: Tahapan Keterangan Struktur Data Digunakan untuk perencanaan terkait struktur data. Kelengkapan Data Digunakan untuk perencanaan pemeriksaan kelengkapan data. Tgl. Perencanaan Digunakan untuk menentukan jadwal pelaksanaan. Implementasi Tab Implementasi digunakan untuk menampilkan tahapan pengerjaan dan pengujian. Tahapan yang tersedia: Tahapan Keterangan Simulasi dan Evaluasi Alur Tahap simulasi dan evaluasi terhadap alur proses. Internal Testing Tahap pengujian internal. Sosialisasi, Training dan Eksternal Test Tahap sosialisasi, training, dan pengujian eksternal. Evaluasi Tahap evaluasi hasil implementasi. Tgl. Perencanaan Digunakan untuk menentukan tanggal rencana masing-masing tahap. Release Project Tab Release Project digunakan untuk menampilkan tahapan akhir sebelum project digunakan oleh user. Tahapan Keterangan Backup Aplikasi dari Mainserver Tahapan persiapan backup aplikasi. Perubahan Pemindahan pada Mainserver Tahapan perubahan atau pemindahan ke Mainserver. User Running Tahapan saat aplikasi mulai digunakan user. Evaluasi Tahap evaluasi setelah release. Tgl. Perencanaan Digunakan untuk menentukan jadwal masing-masing tahap. View Detail Fitur View Detail digunakan untuk melihat progress pengerjaan suatu project. Klik ikon berwarna hijau pada kolom Detail . Sistem akan menampilkan halaman: Timeline Project Eksekutor Informasi yang tersedia: Bagian Keterangan Jenis Menampilkan aplikasi atau jenis project. No Pengajuan Menampilkan nomor pengajuan. Modul Menampilkan modul dan Sub Modul terkait. Deskripsi Menampilkan deskripsi kebutuhan. Projects Menampilkan tahapan pengerjaan. Indicator Menampilkan indikator pencapaian. Prosentase Pencapaian Menampilkan persentase progress. PIC Menampilkan PIC apabila tersedia. Indicator Nilai Keterangan 0 Belum Ada Progres 5 Progres 10 Selesai List API Panduan Modul MIS Lokasi Modul: Access Requisition > MIS > List API   Menu List API digunakan untuk melihat dan mengelola data API yang tercatat pada sistem MIS.  Penjelasan Tampilan Bagian Keterangan Tambah API Digunakan untuk membuka form penambahan API. Search Digunakan untuk mencari API. Copy Digunakan untuk menyalin data tabel. Excel Digunakan untuk export ke Excel. CSV Digunakan untuk export ke CSV. PDF Digunakan untuk export ke PDF. Print Digunakan untuk pencetakan daftar API. Tabel List API Kolom Keterangan API Nama API. From Sistem/aplikasi sumber. To Sistem/aplikasi tujuan. URL Alamat endpoint API. Tipe Tipe proses API. Aksi Tindakan yang tersedia.   Tipe API GET Digunakan untuk mengambil data dari sistem/server tujuan. POST Digunakan untuk mengirim data agar diproses oleh server. JOB Digunakan sebagai tipe internal sistem MIS untuk proses/job tertentu.   Menambahkan API Klik tombol: Tambah API  Sistem akan menampilkan form Tambah API . Field Keterangan API Name Nama API. From Sistem/aplikasi sumber. To Sistem/aplikasi tujuan. URL Endpoint API. Tipe Menentukan GET, POST, JOB, atau pilihan yang tersedia. Parameter Key Nama parameter. Parameter Value Nilai parameter. + Menambahkan parameter. Keterangan URL Memberikan penjelasan tambahan mengenai API. Simpan Menyimpan data API. Batal Membatalkan penambahan. Form Update ESA Panduan Modul MIS Lokasi Modul: Access Requisition > MIS > Form Update ESA   Menu Form Update ESA digunakan untuk mengambil data tertentu melalui form Update Data ESA. Pada halaman terdapat: Bagian Keterangan Pilih Data Digunakan untuk memilih jenis data yang ingin diambil. Get Data Digunakan untuk menjalankan proses pengambilan data berdasarkan pilihan. Pada beberapa jenis data, sistem dapat menampilkan field tambahan. Contohnya pada pilihan Data User , sistem menampilkan: Input NIK (Jika Diperlukan) NIK dapat digunakan untuk mengambil data user tertentu. Terdapat ketentuan: Maksimal hanya 1 NIK Setting Approval Panduan Modul MIS Lokasi Modul: Access Requisition > MIS > Setting Approval   Sistem akan menampilkan halaman Pengajuan Perubahan Aplikasi yang berisi daftar konfigurasi approval.   Penjelasan Tabel Kolom Keterangan No Nomor urut data. Nama Aplikasi / Pengajuan Menampilkan aplikasi atau jenis pengajuan. Modul Menampilkan modul yang berkaitan dengan approval. Nama Menampilkan nama pihak/PIC. As of Menampilkan posisi atau peran pihak pada proses approval. Action Menampilkan tindakan terhadap konfigurasi. Fitur Show Entries digunakan untuk mengatur jumlah data, sedangkan Search digunakan untuk mencari konfigurasi tertentu.   Menambahkan Approval Klik tombol: Tambah Approval Sistem akan menampilkan form Input Pengajuan .   Field Keterangan Jenis Pengajuan Digunakan untuk memilih jenis pengajuan yang akan dikonfigurasi. Layanan Digunakan untuk memilih layanan yang terkait. PIC Digunakan untuk menentukan PIC. Sebagai Digunakan untuk menentukan peran PIC pada proses approval. Close Menutup form tanpa menyimpan. Save changes Menyimpan konfigurasi approval.   Langkah Penggunaan Pilih Jenis Pengajuan. Pilih Layanan. Tentukan PIC. Pilih peran pada field Sebagai. Periksa kembali pilihan. Klik Save changes. GUIDE BOOK Panduan Modul MIS Lokasi Modul: Access Requisition >  Guide Book  Menu Guide Book digunakan untuk membuka dokumen panduan resmi mengenai proses Access Requisition. Berbeda dengan menu lainnya yang digunakan untuk melakukan pengajuan atau pengelolaan data secara langsung, menu Guide Book berfungsi sebagai referensi pengguna untuk memahami ketentuan dan alur pengajuan yang berlaku. Saat menu Guide Book dipilih, sistem akan membuka dokumen Instruksi Kerja Pengisian Access Requisition dalam format PDF. Isi Guide Book Menu Guide Book ini membahas beberapa jenis proses Access Requisition: Perubahan Aplikasi   Bagian Perubahan Aplikasi menjelaskan proses pengajuan perubahan maupun pembuatan aplikasi baru. Pada prosedur yang dijelaskan dalam dokumen, pengguna perlu menentukan modul yang akan diajukan, menuliskan deskripsi perubahan, menjelaskan manfaat atau opportunity, menentukan estimasi penyelesaian, serta melampirkan dokumen pendukung apabila diperlukan. Dokumen juga menjelaskan fungsi tombol: Simpan: Digunakan untuk menyimpan pengajuan sehingga data masih dapat diperbarui.  Konfirmasi: Digunakan untuk menlanjutkan pengajuan ke proses approval. Cancel: Digunakan untuk membatalkan pengajuan Akses Tranfer media Informasi (ATMI) Pada ATMI menjelaskan proses pengajuan akses transfer media informasi. User dapat membuat pengajuan baru dan melihat history pengajuan. user juga dapat menentukan user mana yang akan diajukan, termasuk melakukan pengajuan untuk dirinya sendiri.  Pada form ATMI, pengguna memilih jenis akses media informasi yang dibutuhkan serta mengisi detail pengajuan. Dokumen menjelaskan bahwa lebih dari satu jenis pengajuan dapat dipilih sesuai kebutuhan.  Setelah dikonfirmasi, pengajuan masuk ke proses approval dan kemudian dapat diproses oleh tim MIS setelah approval selesai. ERP/ Akses Aplikasi Bagian ERP menjelaskan proses permintaan akses terhadap modul dan submodul aplikasi ERP. User dapat memilih modul utama maupun Sub Modul tertentu. Apabila seluruh sub modul dalam satu modul diperlukan, dokumen menjelaskan bahwa pengguna dapat memilih modul utamanya. Jika hanya beberapa hak akses yang diperlukan, pengguna dapat memilih sub modul tertentu.  Pada proses tersebut terdapat pilihan jenis akses seperti Delete dan Read sesuai dengan modul yang diajukan. Setelah pengajuan disimpan dan dikonfirmasi, proses akan diteruskan ke PIC approval yang berkaitan dengan modul tersebut. Working Permit Bagian Working Permit menjelaskan proses pengajuan izin kegiatan. User perlu mengisi informasi seperti:  kegiatan yang dilakukan, pendamping, data user, tipe user Internal atau Eksternal, serta informasi kelengkapan yang dibawa. Jika lebih dari satu orang mengikuti kegiatan, dokumen menjelaskan adanya fungsi untuk menambahkan data user.  Setelah pengajuan dikonfirmasi, Working Permit akan masuk ke proses persetujuan. Dokumen juga menjelaskan bahwa setelah mendapatkan approval CISO, pengguna dapat melihat detail dan QR Code untuk kebutuhan verifikasi izin. Perubahan Layout & Arah CCTV Guide Book juga menjelaskan proses pengajuan Perubahan Layout & Arah CCTV. Pengguna perlu menentukan Plant dan Jenis Pengajuan. Jenis pengajuan yang dijelaskan meliputi: Perubahan Layout CCTV Penambahan Titik CCTV Untuk perubahan layout, informasi yang dibutuhkan antara lain lokasi CCTV, detail perubahan, alasan perubahan, catatan, dan dokumen lampiran. Sedangkan untuk penambahan titik CCTV, pengguna perlu memberikan lokasi titik CCTV baru, catatan, dan dokumen pendukung. Informasi Approval pada Guide Book Guide Book juga memberikan penjelasan mengenai proses approval. Dalam dokumen disebutkan bahwa informasi detail pengajuan dan History Approval dapat dilihat setelah pengajuan dibuat. Dokumen menggunakan indikator: Icon centang biru untuk menunjukkan pengajuan yang telah mendapatkan approval. Icon orange untuk menunjukkan pengajuan yang masih menunggu approval atau waiting.  Setelah seluruh approval yang diperlukan selesai, pengajuan dapat dilanjutkan untuk dikerjakan oleh tim MIS sesuai jenis permintaan.  Istilah pada Guide Book Dokumen juga mencantumkan beberapa istilah yang digunakan dalam proses Access Requisition. Istilah Keterangan PAI Perubahan Aplikasi Internal ATMI Akses Transfer Media Informasi REQDATA Request Data MIS Management Information System CISO Chief Information Security Officer ERP Enterprise Resource Planning PIC Person In Charge CCTV Closed Circuit Television NIK Nomor Induk Karyawan Cara Menggunakan Guide Book Untuk menggunakan Guide Book: Pilih menu Guide Book pada sidebar Access Requisition. Sistem akan membuka dokumen Instruksi Kerja Pengisian Access Requisition. Cari bagian yang sesuai dengan jenis pengajuan yang ingin dilakukan. Gunakan dokumen sebagai referensi untuk memahami informasi yang perlu disiapkan dan alur approval. Kembali ke menu Access Requisition untuk melakukan proses pengajuan pada fitur yang sesuai. Tips & Catatan Penting Gunakan Guide Book sebagai referensi ketika membutuhkan penjelasan mengenai alur dan ketentuan Access Requisition. Pastikan jenis pengajuan yang dibaca sesuai dengan kebutuhan yang akan dilakukan. Perhatikan informasi mengenai dokumen pendukung, PIC approval, serta tahapan konfirmasi sebelum mengirim pengajuan. Beberapa tampilan, istilah, dan alamat sistem pada Guide Book berasal dari dokumen yang berlaku sejak 17 September 2020, sehingga dapat terdapat perbedaan dengan tampilan Access Requisition yang digunakan saat ini.   Apabila terdapat perbedaan antara tampilan Guide Book dan sistem saat ini, gunakan fitur yang tersedia pada Access Requisition versi berjalan dan ikuti prosedur yang berlaku di perusahaan.