Access Requisition - INDONESIA

DASHBOARD

Panduan Modul Access Requisition 

Lokasi Modul:

Access Requisition > Dashboard

Dashboard merupakan halaman utama pada Access Requisition yang digunakan untuk melihat ringkasan informasi dan status pengajuan yang tercatat pada sistem. Melalui halaman ini, pengguna dapat memantau jumlah pengajuan berdasarkan status seperti New, Approved, On Progress, Reject, dan Finished, serta melihat ringkasan data dari beberapa jenis pengajuan yang tersedia pada Access Requisition.

Tujuan 

Halaman Dashboard digunakan untuk memberikan gambaran umum mengenai kondisi pengajuan yang terdapat pada sistem Access Requisition. Informasi pada halaman ini membantu pengguna untuk mengetahui jumlah pengajuan baru, pengajuan yang sedang diproses, pengajuan yang telah disetujui, ditolak, maupun telah selesai. Dashboard juga menampilkan ringkasan berdasarkan jenis pengajuan sehingga pengguna dapat melakukan pemantauan data dengan lebih mudah.

Tampilan Utama 

Pada halaman Dashboard terdapat beberapa bagian informasi yang menampilkan ringkasan data pengajuan.

image.png

Pada halaman dashboard diatas menampilkan ringkasan beberapa data pengajuan yang terdiri dari:

PENGAJUAN

PENGAJUAN

ATMI

Panduan Modul Pengajuan 

Lokasi Modul:

Access Requisition > Pengajuan > ATMI

Pengajuan ATMI (Akses Transfer Media Informasi) digunakan untuk membuat pengajuan terkait akses transfer media informasi melalui sistem Access Requisition. Halaman ini dapat membuat pengajuan ATMI baru, melihat daftar pengajuan yang sedang ditampilkan pada sistem, serta melihat riwayat pengajuan ATMI yang pernah diajukan.


image.png

Pada halaman ini terdapat beberapa fungsi utama, yaitu Tambah Pengajuan, History Pengajuan, tabel daftar pengajuan, fitur pencarian, dan pengaturan jumlah data yang ditampilkan.

Bagian

Keterangan

Tambah Pengajuan

Digunakan untuk membuat pengajuan ATMI baru.

History Pengajuan

Digunakan untuk melihat riwayat pengajuan ATMI yang pernah diajukan.

Show Entries

Digunakan untuk menentukan jumlah data yang ditampilkan pada tabel.

Search

Digunakan untuk mencari data tertentu pada daftar pengajuan.

Approval Details

Menampilkan informasi terkait proses atau detail persetujuan pengajuan.

No. Dokumen

Menampilkan nomor dokumen pengajuan ATMI.

Jenis

Menampilkan jenis pengajuan yang diajukan.

User

Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan.

Tanggal

Menampilkan tanggal pengajuan dibuat atau dicatat pada sistem.

Action

Menampilkan aksi yang tersedia terhadap data pengajuan.

Previous / Next

Digunakan untuk berpindah ke halaman data sebelumnya atau berikutnya apabila jumlah data lebih dari satu halaman.

    1. langkah pertama klik "tambah pengajuan", setelah tombol di klik akan menampilakan form pengajuan ATMI

      image.png

    2. Pada form Pengajuan ATMI terdapat field No pengajuan.

      Nomor pengajuan ditampilkan dengan format:

      ATMI-xxxxx

    3. Pada field User Yang diajukan, klik pilihan yang tersedia kemudian pilih user yang akan dibuatkan pengajuan ATMI.

    4. Pastikan user yang dipilih sudah sesuai sebelum mengklik tombol "OK"

PENGAJUAN

Akses Aplikasi

Panduan Modul Pengajuan 

Lokasi Modul:

Access Requisition > Pengajuan > Akses Aplikasi

Pengajuan Akses Aplikasi digunakan untuk mengajukan kebutuhan akses terhadap aplikasi yang tersedia pada sistem perusahaan. Pengguna dapat menentukan aplikasi yang akan diajukan dan user yang membutuhkan akses tersebut. Aplikasi yang tersedia dikelompokkan berdasarkan jenisnya, seperti ERP dan NON ERP, sehingga pengguna dapat memilih aplikasi sesuai dengan kebutuhan.

image.png

Pada halaman utama terdapat tombol Tambah Pengajuan, tabel daftar pengajuan, fitur pencarian, serta pengaturan jumlah data yang ditampilkan. 

Penjelasan Kolom:
Bagian Keterangan
Tambah Pengajuan Digunakan untuk membuat pengajuan akses aplikasi baru.
Show Entries Digunakan untuk mengatur jumlah data yang ditampilkan pada tabel.
Search Digunakan untuk mencari data pengajuan tertentu.
Approval Details Menampilkan informasi mengenai proses atau detail persetujuan pengajuan.
No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen dari pengajuan akses aplikasi.
User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan akses aplikasi.
Jenis Menampilkan jenis aplikasi yang diajukan.
Tanggal Menampilkan tanggal pengajuan dibuat atau tercatat pada sistem.
Action Menampilkan aksi yang dapat dilakukan terhadap data pengajuan.
Previous / Next Digunakan untuk berpindah ke halaman data sebelumnya atau berikutnya.

Pengajuan Akses Aplikasi

Berikut langkah-langkah membuat pengajuan akses aplikasi

  1. Pertama mengklik tombol "tambah pengajuan" setelah tombol di klik akan menampilkan form pengajuan akses aplikasi 

     

    image.png

  2. Pada form pengajuan, buka pilihan Jenis Aplikasi. sistem akan menampilkan daftar aplikasi yang tersedia dan dikelompokkan berdasarkan kategori aplikasi. Pada tampilan tersebut terdapat dua kelompok utama, yaitu: 

    Jenis

    Keterangan

    ERP

    Berisi pilihan aplikasi ERP yang tersedia pada beberapa perusahaan atau unit.

    NON ERP

    Berisi pilihan aplikasi selain ERP yang tersedia pada sistem.

  3. Pada field User Yang diajukan, pilih user yang  membutuhkan akses terhadap aplikasi tersebut. dan pastikan user tersebut telah sesuai dengan pengajuan yang akan dibuat.  

  4. Pastikan semua form telah terisi sebelum mengklik tombol "OK"

PENGAJUAN

Perubahan Aplikasi

Panduan Modul Pengajuan 

Lokasi Modul:

Access Requisition > Pengajuan > Perubahan Aplikasi

Menu Perubahan Aplikasi digunakan untuk membuat pengajuan yang berkaitan dengan kebutuhan aplikasi, baik pengajuan aplikasi baru maupun kebutuhan perubahan sesuai pilihan yang tersedia pada sistem. Sebelum membuat pengajuan, pengguna perlu menyiapkan informasi pendukung yang menjelaskan kebutuhan, tujuan, arahan project, serta kebutuhan pengerjaan agar pengajuan dapat dipahami dan diproses oleh pihak terkait.

Tampilan Utama

image.png

Halaman Pengajuan Perubahan Aplikasi digunakan untuk melihat daftar pengajuan yang telah dibuat serta membuat pengajuan baru. Pada halaman ini tersedia tombol Tambah Pengajuan, tabel daftar pengajuan, fitur Search, dan pengaturan jumlah data yang ditampilkan.

Penjelasan Tampilan
Bagian Keterangan
Tambah Pengajuan Digunakan untuk membuat pengajuan Perubahan Aplikasi baru.
Show Entries Digunakan untuk menentukan jumlah data yang ditampilkan pada tabel.
Search Digunakan untuk mencari pengajuan berdasarkan kata kunci tertentu.
Approval Details Menampilkan informasi mengenai proses atau detail approval pengajuan.
No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen pengajuan.
Jenis Menampilkan jenis aplikasi atau pengajuan yang dipilih.
User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan.
Tanggal Menampilkan tanggal pengajuan dibuat atau tercatat pada sistem.
Info Menampilkan informasi mengenai kondisi atau status pengajuan.
Action Menampilkan tindakan yang dapat dilakukan terhadap pengajuan.
Detail Digunakan untuk membuka informasi detail pengajuan apabila tersedia.
PIC Menampilkan PIC yang berkaitan dengan proses pengajuan apabila telah ditentukan.

  1. Membuat Pengajuan Perubahan Aplikasi

    Untuk membuat pengajuan baru, klik tombol:

    " Tambah Pengajuan" 

    Sebelum masuk ke form pemilihan aplikasi, sistem akan menampilkan informasi mengenai data pendukung yang perlu disiapkan.

    image.png

  2. Memilih Pengajuan Aplikasi

    Setelah tombol Lanjut dipilih, sistem menampilkan form pengajuan.

    image.png

    Pada form terdapat dua field utama:

    Field

    Keterangan

    Pengajuan Aplikasi

    Digunakan untuk menentukan jenis pengajuan aplikasi yang akan dibuat.

    Jenis Aplikasi

    Digunakan untuk menentukan aplikasi yang berkaitan dengan pengajuan.

    OK

    Digunakan untuk melanjutkan proses setelah pilihan telah ditentukan.

    Kembali

    Digunakan untuk kembali atau membatalkan proses pada tahap tersebut.

    X

    Digunakan untuk menutup form.

  3. Memilih Jenis Pengajuan

    Pada field Pengajuan Aplikasi, pilih jenis pengajuan sesuai dengan kebutuhan. Pada contoh tampilan, pilihan yang digunakan adalah: 

     "Baru"

    Artinya pengajuan yang sedang dibuat merupakan pengajuan aplikasi baru sesuai pilihan yang tersedia pada sistem.

  4. Memilih Jenis Aplikasi

    Setelah menentukan Pengajuan Aplikasi, pilih aplikasi melalui field Jenis Aplikasi. Aplikasi pada sistem dikelompokkan berdasarkan kategori seperti:

    image.png


  5. Memilih Aplikasi yang Sesuai

    Pastikan aplikasi yang dipilih telah sesuai dengan:

    perusahaan → sistem/aplikasi → kebutuhan pengajuan

    Perhatikan nama perusahaan pada pilihan aplikasi karena aplikasi yang sama dapat tersedia untuk beberapa perusahaan atau unit yang berbeda.

    Sebagai contoh:

    ERP KOKOLA - PT. MGFI

    berbeda dengan:

    ERP KOKOLA - PT. UNIMOS

    meskipun keduanya menggunakan ERP KOKOLA.

  6. Melanjutkan Proses Pengajuan

    Setelah Pengajuan Aplikasi dan Jenis Aplikasi telah dipilih, klik tombol:

    "OK"

    Sistem akan melanjutkan pengguna ke tahap berikutnya sesuai dengan jenis aplikasi dan pengajuan yang dipilih.

    Apabila pengguna tidak ingin melanjutkan, klik:

    "Kembali" 

PENGAJUAN

Working Permit

Panduan Modul Pengajuan 

Lokasi Modul:

Access Requisition > Pengajuan > Working Permit 

Menu Working Permit digunakan untuk membuat pengajuan izin kegiatan yang akan dilakukan di area Data Center. Melalui menu ini, pengguna dapat menentukan tanggal kegiatan, menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan, memilih pendamping, mencantumkan pihak yang mengikuti kegiatan, serta mengisi informasi mengenai media atau peralatan yang akan dibawa ke area Data Center.

image.png

Pada halaman Pengajuan Working Permit, dapat terlihat daftar pengajuan Working Permit yang telah dibuat. Pada halaman utama terdapat tombol Tambah Pengajuan, tabel daftar pengajuan, fitur pencarian, serta pengaturan jumlah data yang ditampilkan. 

Bagian Keterangan
Tambah Pengajuan Digunakan untuk membuat pengajuan Working Permit baru.
Show Entries Digunakan untuk mengatur jumlah data yang ditampilkan pada tabel.
Search Digunakan untuk mencari data pengajuan tertentu.
Approval Details Menampilkan informasi mengenai proses persetujuan pengajuan.
No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen Working Permit.
Tanggal Menampilkan tanggal pengajuan atau tanggal yang tercatat pada dokumen.
Action Menampilkan aksi yang tersedia untuk pengajuan tersebut.
Previous / Next Digunakan untuk berpindah antarhalaman apabila jumlah data lebih dari satu halaman.

Pada beberapa kolom tersedia ikon sorting yang dapat digunakan untuk mengurutkan data. Apabila belum terdapat pengajuan yang dapat ditampilkan, sistem akan menampilkan informasi “No data available in table”.

PENGAJUAN

Data Requisition

Panduan Modul Pengajuan 

Lokasi Modul:

Access Requisition > Pengajuan > Data Requisition  

 

Menu Data Requisition digunakan untuk melakukan pengajuan permintaan data melalui sistem Access Requisition. Melalui menu ini, dapat membuat permintaan data dengan memberikan deskripsi mengenai data yang dibutuhkan, serta melihat daftar pengajuan Data Requisition yang telah dibuat pada sistem.

Tampilan utama 

image.png

Pada halaman Pengajuan Data Requisition,  dapat terlihat daftar pengajuan permintaan data yang tersedia pada sistem. Pada halaman ini terdapat beberapa fungsi utama, yaitu tombol Tambah Pengajuan, tabel daftar pengajuan, fitur pencarian, serta pengaturan jumlah data yang ditampilkan.

Penjelasan Tampilan
Bagian Keterangan
Tambah Pengajuan Digunakan untuk membuat pengajuan Data Requisition baru.
Show Entries Digunakan untuk mengatur jumlah data yang ditampilkan pada tabel.
Search Digunakan untuk mencari data pengajuan tertentu.
Approval Details Menampilkan informasi mengenai proses atau detail persetujuan pengajuan.
No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen dari pengajuan Data Requisition.
User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan.
Tanggal Menampilkan tanggal pengajuan dibuat atau tercatat pada sistem.
Action Menampilkan aksi yang tersedia terhadap data pengajuan.
Previous / Next Digunakan untuk berpindah ke halaman data sebelumnya atau berikutnya.
Pengajuan Data Requisition 

PERSETUJUAN

Panduan Modul Persetujuan 

Lokasi Modul:

Access Requisition > Persetujuan

 

Menu Persetujuan digunakan untuk melihat daftar pengajuan yang membutuhkan proses persetujuan pada sistem Access Requisition. Halaman memiliki hak persetujuan dapat melihat informasi pengajuan berdasarkan nomor dokumen, jenis pengajuan, user yang mengajukan, tanggal pengajuan, serta tindakan yang dapat dilakukan terhadap pengajuan tersebut.

Tampilan Utama 

image.png

Halaman ini menampilkan "list persetujuan pengajuan" yang akan masuk proses persetujuan. Pada halaman ini terdapat tabel daftar pengajuan serta beberapa fitur untuk membantu pengguna melihat dan mencari data.

Penjelasan Tampilan 
Bagian Keterangan
Show Entries Digunakan untuk menentukan jumlah data pengajuan yang ditampilkan dalam satu halaman.
Search Digunakan untuk mencari data pengajuan berdasarkan kata kunci tertentu.
Approval Details Menampilkan informasi atau detail proses persetujuan dari pengajuan.
No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen dari masing-masing pengajuan.
Jenis Menampilkan jenis pengajuan yang diajukan.
User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan.
Tanggal Menampilkan tanggal pengajuan dibuat atau tercatat pada sistem.
Action Menampilkan tindakan yang tersedia untuk memproses pengajuan.
Previous / Next Digunakan untuk berpindah ke halaman data sebelumnya atau berikutnya.

Tips & Catatan Penting 

  1. Pastikan pengajuan yang akan diproses telah sesuai dengan No. Dokumen dan User yang tercantum.

  2. Periksa Jenis pengajuan sebelum melakukan proses persetujuan.

  3. Gunakan Approval Details untuk melihat informasi proses approval dari pengajuan.

  5. Gunakan Show Entries untuk menyesuaikan jumlah data yang ditampilkan.

  6. Pastikan detail pengajuan telah diperiksa sebelum melakukan tindakan pada bagian Action.

  7. Apabila muncul “No data available in table”, berarti belum terdapat pengajuan yang dapat ditampilkan atau diproses pada halaman tersebut.

CHECKLIST

CHECKLIST

CCTV

Panduan Modul Checklist

Lokasi Modul:

Access Requisition > Checklist > CCTV

 

Menu Checklist digunakan untuk melakukan pencatatan dan pemantauan kondisi perangkat CCTV, Tower, Data Center secara berkala melalui sistem Access Requisition. Melalui halaman ini dapat melakukan pengisian checklist CCTV, mengelola data DVR dan kamera, serta melihat laporan checklist bulanan berdasarkan plant yang tersedia. 

Pada menu Checklist terdapat beberapa submenu, yaitu: CCTV, Tower, Data Center

Menu Checklist CCTV digunakan untuk melakukan pencatatan dan pemantauan kondisi perangkat CCTV secara berkala melalui sistem Access Requisition. 

image.png

Pada halaman utama terdapat beberapa fungsi yang digunakan untuk melakukan checklist dan pengelolaan perangkat CCTV, yaitu: 

Fitur

Keterangan

Checklist CCTV

Digunakan untuk melakukan pengisian checklist kondisi CCTV.

Upload Manual CCTV

Digunakan untuk membuka fungsi upload data/manual CCTV yang tersedia pada sistem.

DVR

Digunakan untuk mengelola data DVR.

Kamera

Digunakan untuk mengelola data kamera CCTV.

Laporan Bulanan Unimos

Digunakan untuk melihat laporan checklist CCTV bulanan untuk plant PT. UNIMOS.

Laporan Bulanan MGFI

Digunakan untuk melihat laporan checklist CCTV bulanan untuk plant PT. MGFI.

Menu DVR digunakan untuk menambahkan serta mengelola data DVR yang digunakan pada sistem Checklist CCTV. Untuk membuka halaman ini, klik tombol DVR pada halaman Checklist CCTV. Sistem akan menampilkan form Penambahan DVR.

Menu Kamera digunakan untuk menambahkan dan mengelola kamera CCTV yang terhubung dengan DVR. Klik tombol kamera pada halaman utama checklist CCTV. Sistem akan menampilkan halaman penambahan kamera. 

image.png

Menu Laporan Bulanan Unimos digunakan untuk melihat hasil checklist CCTV bulanan pada plant PT. UNIMOS. Klik tombol Laporan Bulanan Unimos pada halaman Checklist CCTV. Sistem akan menampilkan halaman Checklist Bulanan CCTV UNIMOS.

image.png

CHECKLIST

TOWER

Panduan Modul Checklist

Lokasi Modul:

Access Requisition > Checklist > Tower

 

Menu Checklist Tower digunakan untuk melakukan pencatatan dan pemantauan hasil pemeriksaan kondisi tower secara berkala melalui sistem Access Requisition. Halaman ini dapat digunakan melakukan checklist tower, melihat daftar checklist yang telah dibuat, memantau status approval dan dokumen, serta melihat laporan melihat laporan preventive maintenance tower tahunan berdasarkan plant UNIMOS maupun MGFI.

Screenshot 2026-09-23 111528.png


Pada halaman utama tower ini tersedia beberapa fitur berikut:

Fitur Keterangan
Tambah Checklist Digunakan untuk membuat checklist pemeriksaan tower baru.
Laporan Tahunan Unimos Digunakan untuk melihat laporan preventive maintenance tower tahunan pada plant UNIMOS.
Laporan Tahunan Mgfi Digunakan untuk melihat laporan preventive maintenance tower tahunan pada plant MGFI.
Show Entries Digunakan untuk menentukan jumlah data yang ditampilkan pada tabel.
Search Digunakan untuk mencari data checklist tertentu.
  1. Daftar Checklist Tower

    Pada halaman utama terdapat tabel yang menampilkan data checklist tower yang telah tercatat pada sistem.

    Kolom Keterangan
    No. Dokumen Menampilkan nomor dokumen dari checklist tower.
    User Menampilkan nama user yang melakukan atau membuat checklist.
    Tanggal Menampilkan tanggal dan waktu checklist tercatat pada sistem.
    Status Approval Menampilkan status proses persetujuan checklist.
    Status Dokumen Menampilkan status dokumen checklist.
    Action Menampilkan tindakan yang dapat dilakukan terhadap data checklist.

  2. Status Checklist

    Pada kolom Status, sistem menampilkan kondisi Approval dan Dokumen dalam bentuk ikon. Pada tampilan yang tersedia terdapat beberapa jenis ikon, antara lain: 

    • Ikon centang berwarna hijau, yang menunjukkan bahwa tahapan terkait telah selesai atau telah diproses (telah diapprove).
    • Ikon berwarna kuning/oranye, yang menunjukkan bahwa tahapan terkait masih berada dalam proses (waiting).
    • ikon berwarna biru pada kolom dokumen menunjukkan dokumen tersebut .
    Karena status dapat berubah mengikuti proses checklist dan approval, pengguna sebaiknya melihat kedua kolom tersebut untuk mengetahui kondisi terakhir dokumen.

  3. Tambah checklist
    Untuk membuat checklist Tower baru, klik tombol Tambah Checklist pada halaman utama. Sistem akan melakukan pemeriksaan terhadap data checklist yang tersedia. Apabila checklist untuk kondisi atau periode tersebut sudah pernah dibuat, sistema akan menampilkan notifikasi: 

    Screenshot 2026-09-23 111542.png

    Klik tombol Oke untuk menutup notifikasi. Notifikasi tersebut digunakan untuk mencegah pengguna membuat data checklist yang sama lebih dari satu kali. 

     

Untuk melihat laporan checklist tower pada plant UNIMOS, klik tombol Laporan Tahunan Unimos. Laporan menampilkan hasil pemeriksaan tower selama satu tahun dan disusun berdasarkan bulan Januari sampai Desember. Sistem akan menampilkan halaman:

image.png


  1. Data Pengecekan Tower 

    Laporan tahunan menampilkan beberapa bagian tower yang diperiksa secara berkala, meliputi: 

    No. Pengecekan Keterangan
    1 Tiang Menampilkan hasil pemeriksaan kondisi tiang tower.
    2 Kemiringan Menampilkan hasil pemeriksaan kondisi atau kemiringan tower.
    3 Cat Menampilkan hasil pemeriksaan kondisi cat tower.
    4 Penangkal Petir Menampilkan hasil pemeriksaan perangkat penangkal petir.
    5 Grounding Penangkal Petir Menampilkan hasil pemeriksaan grounding pada penangkal petir.
    6 Grounding Device Menampilkan hasil pemeriksaan grounding perangkat.
    7 Kabel Sling Menampilkan hasil pemeriksaan kondisi kabel sling.
    8 Kebersihan sekitar tower Menampilkan hasil pemeriksaan kebersihan area sekitar tower.
    9 Akses Menampilkan hasil pemeriksaan akses menuju atau di sekitar tower.

    Setiap hasil pemeriksaan ditampilkan berdasarkan bulan sehingga pengguna dapat memantau perubahan kondisi tower selama satu tahun. Pada bagian atas masing-masing bulan juga dapat ditampilkan tanggal pelaksanaan checklist. 

  2. Keterangan Hasil Checklist 

    Pada bagian bawah laporan terdapat keterangan untuk membaca hasil pemeriksaan. Kode tersebut digunakan pada tabel untuk menunjukkan hasil pemeriksaan masing-masing bagian tower pada bulan terkait.
    Kode Keterangan
    A Baik
    B Berkarat
    C Bersih

CHECKLIST

DATA CENTER

Panduan Modul Checklist

Lokasi Modul:

Access Requisition > Checklist > Data Center

Tips & Catatan Penting

MIS

MIS

List Pengajuan

Panduan Modul MIS

Lokasi Modul:

Access Requisition > MIS > List Pengajuan 

Menu List Pengajuan digunakan untuk melihat dan memantau pengajuan yang masuk ke MIS. Melalui halaman ini dapat menyaring data berdasarkan periode, status, dan jenis pengajuan, serta melihat informasi detail, progress pengerjaan, dan tindakan yang tersedia pada masing-masing pengajuan.

image.png

Filter List Pengajuan

Pada bagian atas halaman terdapat beberapa filter yang digunakan untuk mempersempit data.

Bagian Keterangan
From Digunakan untuk menentukan tanggal awal periode pengajuan.
To Digunakan untuk menentukan tanggal akhir periode pengajuan.
Status Digunakan untuk menyaring data berdasarkan status pengajuan.
Jenis Pengajuan Digunakan untuk menyaring data berdasarkan jenis pengajuan.
Filter Digunakan untuk menampilkan data berdasarkan parameter yang telah dipilih.
Search Digunakan untuk mencari data berdasarkan kata kunci tertentu.
Show Entries Digunakan untuk menentukan jumlah data yang ditampilkan dalam satu halaman.
Cara Menggunakan Filter
  1. Tentukan tanggal awal pada From.
  2. Tentukan tanggal akhir pada To.
  3. Pilih Status apabila diperlukan.
  4. Pilih Jenis Pengajuan.
  5. Klik Filter.
  6. Sistem akan menampilkan data yang sesuai.

Apabila menggunakan pilihan All, sistem akan menampilkan seluruh data pada kategori tersebut.

Tabel List Pengajuan
Kolom Keterangan
Approval Details Digunakan untuk melihat detail proses approval.
No. Menampilkan nomor urut data.
No. Dokumen Menampilkan nomor identifikasi pengajuan.
Jenis Menampilkan jenis aplikasi atau jenis pengajuan.
User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan.
Dept Menampilkan departemen user.
Tanggal Menampilkan tanggal dan waktu pengajuan.
Info Menampilkan informasi status pengajuan.
Action Digunakan untuk membuka informasi pengajuan melalui View Description.
Detail Digunakan untuk membuka progress pengerjaan melalui View Detail.
Urgent Digunakan untuk memberikan tanda urgent pada pengajuan.
PIC Menampilkan PIC yang menangani pengajuan apabila tersedia.
Penjelasan Ikon
Ikon Keterangan
Ikon biru – Info Menunjukkan kondisi Waiting Approval.
Ikon kuning – Action Digunakan untuk membuka View Description.
Ikon hijau – Detail Digunakan untuk membuka View Detail.
Ikon merah – Urgent Digunakan untuk melakukan Set Urgent.
View Description

Fitur View Description digunakan untuk melihat informasi pengajuan secara lebih lengkap.

Untuk membukanya:

  1. Pilih data pada halaman List Pengajuan.
  2. Klik ikon berwarna kuning pada kolom Action.
  3. Sistem akan menampilkan halaman detail pengajuan.

Pada pengajuan Perubahan Aplikasi, sistem menampilkan halaman:

Form Permintaan / Perubahan Aplikasi Internal

[Letakkan Gambar – View Description Tab Hasil di sini]

Informasi Pengajuan

Pada sisi kiri halaman terdapat informasi mengenai user dan proses approval.

Informasi dapat meliputi:

Tahapan approval yang terlihat dapat meliputi:

Apabila proses belum selesai, sistem dapat menampilkan status Menunggu.

Tab Hasil

Tab Hasil menampilkan informasi utama pengajuan.

image.png

Field yang tersedia antara lain:

Field Keterangan
Jenis Pengajuan Menampilkan jenis pengajuan.
User Menampilkan user yang berkaitan dengan pengajuan.
Plant Menampilkan plant/perusahaan.
Departemen Menampilkan departemen user.
Nama Aplikasi Menampilkan aplikasi yang diajukan.
Jenis Permintaan Menampilkan jenis kebutuhan pengajuan.
Modul Menampilkan modul utama.
Sub Modul 1–3 Menampilkan Sub Modul apabila tersedia.
Deskripsi Modul Baru Menampilkan penjelasan mengenai kebutuhan perubahan atau modul baru.
Analisa dan Koordinasi

Tab Analisa dan Koordinasi digunakan untuk mencatat perencanaan awal project.

image.png

Tahapan yang tersedia:

Tahapan Keterangan
Analisa Permasalahan Tahap analisa terhadap permasalahan yang menjadi dasar pengajuan.
Penentuan Alur dan Solusi Tahap penentuan alur dan solusi yang akan digunakan.
Kelebihan, Kekurangan, dan Kendala Tahap evaluasi terhadap kondisi dan kendala dari solusi yang direncanakan.
Tgl. Perencanaan Digunakan untuk menentukan tanggal rencana masing-masing aktivitas.
Standarisasi Data

Tab Standarisasi Data digunakan untuk menampilkan perencanaan terkait kesiapan data.

image.png

Tahapan yang tersedia:

Tahapan Keterangan
Struktur Data Digunakan untuk perencanaan terkait struktur data.
Kelengkapan Data Digunakan untuk perencanaan pemeriksaan kelengkapan data.
Tgl. Perencanaan Digunakan untuk menentukan jadwal pelaksanaan.
Implementasi

Tab Implementasi digunakan untuk menampilkan tahapan pengerjaan dan pengujian.

image.png

Tahapan yang tersedia:

Tahapan Keterangan
Simulasi dan Evaluasi Alur Tahap simulasi dan evaluasi terhadap alur proses.
Internal Testing Tahap pengujian internal.
Sosialisasi, Training dan Eksternal Test Tahap sosialisasi, training, dan pengujian eksternal.
Evaluasi Tahap evaluasi hasil implementasi.
Tgl. Perencanaan Digunakan untuk menentukan tanggal rencana masing-masing tahap.
Release Project

Tab Release Project digunakan untuk menampilkan tahapan akhir sebelum project digunakan oleh user.

image.png

Tahapan Keterangan
Backup Aplikasi dari Mainserver Tahapan persiapan backup aplikasi.
Perubahan Pemindahan pada Mainserver Tahapan perubahan atau pemindahan ke Mainserver.
User Running Tahapan saat aplikasi mulai digunakan user.
Evaluasi Tahap evaluasi setelah release.
Tgl. Perencanaan Digunakan untuk menentukan jadwal masing-masing tahap.
View Detail

Fitur View Detail digunakan untuk melihat progress pengerjaan suatu project.

Klik ikon berwarna hijau pada kolom Detail.

Sistem akan menampilkan halaman:

Timeline Project Eksekutor

image.png

Informasi yang tersedia:

Bagian Keterangan
Jenis Menampilkan aplikasi atau jenis project.
No Pengajuan Menampilkan nomor pengajuan.
Modul Menampilkan modul dan Sub Modul terkait.
Deskripsi Menampilkan deskripsi kebutuhan.
Projects Menampilkan tahapan pengerjaan.
Indicator Menampilkan indikator pencapaian.
Prosentase Pencapaian Menampilkan persentase progress.
PIC Menampilkan PIC apabila tersedia.
Indicator
Nilai Keterangan
0 Belum Ada Progres
5 Progres
10 Selesai
MIS

List API

Panduan Modul MIS

Lokasi Modul:

Access Requisition > MIS > List API

 

Menu List API digunakan untuk melihat dan mengelola data API yang tercatat pada sistem MIS. 

image.png

Penjelasan Tampilan
Bagian Keterangan
Tambah API Digunakan untuk membuka form penambahan API.
Search Digunakan untuk mencari API.
Copy Digunakan untuk menyalin data tabel.
Excel Digunakan untuk export ke Excel.
CSV Digunakan untuk export ke CSV.
PDF Digunakan untuk export ke PDF.
Print Digunakan untuk pencetakan daftar API.
Tabel List API
Kolom Keterangan
API Nama API.
From Sistem/aplikasi sumber.
To Sistem/aplikasi tujuan.
URL Alamat endpoint API.
Tipe Tipe proses API.
Aksi Tindakan yang tersedia.
 
Tipe API
  1. GET
    Digunakan untuk mengambil data dari sistem/server tujuan.
  2. POST
    Digunakan untuk mengirim data agar diproses oleh server.
  3. JOB
    Digunakan sebagai tipe internal sistem MIS untuk proses/job tertentu.

 

Menambahkan API

Klik tombol:

Tambah API 

Sistem akan menampilkan form Tambah API.

image.png

Field Keterangan
API Name Nama API.
From Sistem/aplikasi sumber.
To Sistem/aplikasi tujuan.
URL Endpoint API.
Tipe Menentukan GET, POST, JOB, atau pilihan yang tersedia.
Parameter Key Nama parameter.
Parameter Value Nilai parameter.
+ Menambahkan parameter.
Keterangan URL Memberikan penjelasan tambahan mengenai API.
Simpan Menyimpan data API.
Batal Membatalkan penambahan.
MIS

Form Update ESA

Panduan Modul MIS

Lokasi Modul:

Access Requisition > MIS > Form Update ESA

 

Menu Form Update ESA digunakan untuk mengambil data tertentu melalui form Update Data ESA.

image.png

Pada halaman terdapat:

Bagian Keterangan
Pilih Data Digunakan untuk memilih jenis data yang ingin diambil.
Get Data Digunakan untuk menjalankan proses pengambilan data berdasarkan pilihan.

Pada beberapa jenis data, sistem dapat menampilkan field tambahan.

Contohnya pada pilihan Data User, sistem menampilkan:

Input NIK (Jika Diperlukan)

NIK dapat digunakan untuk mengambil data user tertentu.

Terdapat ketentuan:

Maksimal hanya 1 NIK

MIS

Setting Approval

Panduan Modul MIS

Lokasi Modul:

Access Requisition > MIS > Setting Approval

 

Sistem akan menampilkan halaman Pengajuan Perubahan Aplikasi yang berisi daftar konfigurasi approval.

image.png

 
Penjelasan Tabel
Kolom Keterangan
No Nomor urut data.
Nama Aplikasi / Pengajuan Menampilkan aplikasi atau jenis pengajuan.
Modul Menampilkan modul yang berkaitan dengan approval.
Nama Menampilkan nama pihak/PIC.
As of Menampilkan posisi atau peran pihak pada proses approval.
Action Menampilkan tindakan terhadap konfigurasi.

Fitur Show Entries digunakan untuk mengatur jumlah data, sedangkan Search digunakan untuk mencari konfigurasi tertentu.

 

Menambahkan Approval

Klik tombol:

Tambah Approval

Sistem akan menampilkan form Input Pengajuan.

image.png

 

Field Keterangan
Jenis Pengajuan Digunakan untuk memilih jenis pengajuan yang akan dikonfigurasi.
Layanan Digunakan untuk memilih layanan yang terkait.
PIC Digunakan untuk menentukan PIC.
Sebagai Digunakan untuk menentukan peran PIC pada proses approval.
Close Menutup form tanpa menyimpan.
Save changes Menyimpan konfigurasi approval.
 
Langkah Penggunaan
  1. Pilih Jenis Pengajuan.
  2. Pilih Layanan.
  3. Tentukan PIC.
  4. Pilih peran pada field Sebagai.
  5. Periksa kembali pilihan.
  6. Klik Save changes.

GUIDE BOOK

Panduan Modul MIS

Lokasi Modul:

Access Requisition >  Guide Book 

Menu Guide Book digunakan untuk membuka dokumen panduan resmi mengenai proses Access Requisition. Berbeda dengan menu lainnya yang digunakan untuk melakukan pengajuan atau pengelolaan data secara langsung, menu Guide Book berfungsi sebagai referensi pengguna untuk memahami ketentuan dan alur pengajuan yang berlaku. Saat menu Guide Book dipilih, sistem akan membuka dokumen Instruksi Kerja Pengisian Access Requisition dalam format PDF.

image.png

Menu Guide Book ini membahas beberapa jenis proses Access Requisition:

  1. Perubahan Aplikasi 

    Bagian Perubahan Aplikasi menjelaskan proses pengajuan perubahan maupun pembuatan aplikasi baru.

    Pada prosedur yang dijelaskan dalam dokumen, pengguna perlu menentukan modul yang akan diajukan, menuliskan deskripsi perubahan, menjelaskan manfaat atau opportunity, menentukan estimasi penyelesaian, serta melampirkan dokumen pendukung apabila diperlukan. Dokumen juga menjelaskan fungsi tombol:

    • Simpan: Digunakan untuk menyimpan pengajuan sehingga data masih dapat diperbarui. 

    • Konfirmasi: Digunakan untuk menlanjutkan pengajuan ke proses approval.

    • Cancel: Digunakan untuk membatalkan pengajuan

  2. Akses Tranfer media Informasi (ATMI)

    Pada ATMI menjelaskan proses pengajuan akses transfer media informasi. User dapat membuat pengajuan baru dan melihat history pengajuan. user juga dapat menentukan user mana yang akan diajukan, termasuk melakukan pengajuan untuk dirinya sendiri. 

    Pada form ATMI, pengguna memilih jenis akses media informasi yang dibutuhkan serta mengisi detail pengajuan. Dokumen menjelaskan bahwa lebih dari satu jenis pengajuan dapat dipilih sesuai kebutuhan. 

    Setelah dikonfirmasi, pengajuan masuk ke proses approval dan kemudian dapat diproses oleh tim MIS setelah approval selesai.


  3. ERP/ Akses Aplikasi

    Bagian ERP menjelaskan proses permintaan akses terhadap modul dan submodul aplikasi ERP. User dapat memilih modul utama maupun Sub Modul tertentu. Apabila seluruh sub modul dalam satu modul diperlukan, dokumen menjelaskan bahwa pengguna dapat memilih modul utamanya. Jika hanya beberapa hak akses yang diperlukan, pengguna dapat memilih sub modul tertentu. 

    Pada proses tersebut terdapat pilihan jenis akses seperti Delete dan Read sesuai dengan modul yang diajukan. Setelah pengajuan disimpan dan dikonfirmasi, proses akan diteruskan ke PIC approval yang berkaitan dengan modul tersebut.


  4. Working Permit

    Bagian Working Permit menjelaskan proses pengajuan izin kegiatan. User perlu mengisi informasi seperti: 

    • kegiatan yang dilakukan,

    • pendamping,

    • data user,

    • tipe user Internal atau Eksternal,

    • serta informasi kelengkapan yang dibawa.

    Jika lebih dari satu orang mengikuti kegiatan, dokumen menjelaskan adanya fungsi untuk menambahkan data user. 

    Setelah pengajuan dikonfirmasi, Working Permit akan masuk ke proses persetujuan. Dokumen juga menjelaskan bahwa setelah mendapatkan approval CISO, pengguna dapat melihat detail dan QR Code untuk kebutuhan verifikasi izin.


  5. Perubahan Layout & Arah CCTV

    Guide Book juga menjelaskan proses pengajuan Perubahan Layout & Arah CCTV. Pengguna perlu menentukan Plant dan Jenis Pengajuan.
    Jenis pengajuan yang dijelaskan meliputi:

    • Perubahan Layout CCTV

    • Penambahan Titik CCTV

      Untuk perubahan layout, informasi yang dibutuhkan antara lain lokasi CCTV, detail perubahan, alasan perubahan, catatan, dan dokumen lampiran. Sedangkan untuk penambahan titik CCTV, pengguna perlu memberikan lokasi titik CCTV baru, catatan, dan dokumen pendukung.


  6. Informasi Approval pada Guide Book

    Guide Book juga memberikan penjelasan mengenai proses approval.

    Dalam dokumen disebutkan bahwa informasi detail pengajuan dan History Approval dapat dilihat setelah pengajuan dibuat.

    Dokumen menggunakan indikator:

    • Icon centang biru untuk menunjukkan pengajuan yang telah mendapatkan approval.

    • Icon orange untuk menunjukkan pengajuan yang masih menunggu approval atau waiting. 

    Setelah seluruh approval yang diperlukan selesai, pengajuan dapat dilanjutkan untuk dikerjakan oleh tim MIS sesuai jenis permintaan. 


  7. Istilah pada Guide Book

    Dokumen juga mencantumkan beberapa istilah yang digunakan dalam proses Access Requisition.

    Istilah Keterangan
    PAI Perubahan Aplikasi Internal
    ATMI Akses Transfer Media Informasi
    REQDATA Request Data
    MIS Management Information System
    CISO Chief Information Security Officer
    ERP Enterprise Resource Planning
    PIC Person In Charge
    CCTV Closed Circuit Television
    NIK Nomor Induk Karyawan

  8. Cara Menggunakan Guide Book

    Untuk menggunakan Guide Book:

    • Pilih menu Guide Book pada sidebar Access Requisition.

    • Sistem akan membuka dokumen Instruksi Kerja Pengisian Access Requisition.

    • Cari bagian yang sesuai dengan jenis pengajuan yang ingin dilakukan.

    • Gunakan dokumen sebagai referensi untuk memahami informasi yang perlu disiapkan dan alur approval.

    • Kembali ke menu Access Requisition untuk melakukan proses pengajuan pada fitur yang sesuai.

  9. Tips & Catatan Penting

    • Gunakan Guide Book sebagai referensi ketika membutuhkan penjelasan mengenai alur dan ketentuan Access Requisition.

    • Pastikan jenis pengajuan yang dibaca sesuai dengan kebutuhan yang akan dilakukan.

    • Perhatikan informasi mengenai dokumen pendukung, PIC approval, serta tahapan konfirmasi sebelum mengirim pengajuan.

    • Beberapa tampilan, istilah, dan alamat sistem pada Guide Book berasal dari dokumen yang berlaku sejak 17 September 2020, sehingga dapat terdapat perbedaan dengan tampilan Access Requisition yang digunakan saat ini.

    •  

      Apabila terdapat perbedaan antara tampilan Guide Book dan sistem saat ini, gunakan fitur yang tersedia pada Access Requisition versi berjalan dan ikuti prosedur yang berlaku di perusahaan.